Mniejszy magazyn i większy zysk?

Analizy rynku aptecznego wskazują jasno na istnienie korelacji pomiędzy większym magazynem a wzrostem obrotów aptek. Trudno się dziwić, skoro najbardziej oczekiwaną cechą apteki z perspektywy pacjentów jest dostępność leków. Pacjenci, mając wybór, zawsze wybiorą aptekę, która ma szerszy asortyment, w której mogą kupić wszystko „od ręki”.

Zaspokojenie wszelkich potrzeb pacjentów w zakresie asortymentu jest jednak niemożliwe, ponieważ na rynku aptecznym mamy w ciągłej sprzedaży prawie 30 000 różnorodnych produktów. Nie ma wielu aptek, które byłyby wstanie pomieścić taką różnorodność w magazynie. Ponadto sprzedaż i asortyment apteki bardzo zależą od jej otoczenia: typu pacjentów, okolicznych placówek medycznych i preferencji oraz specjalizacji lekarzy pracujących w okolicy. Z tego powodu średnia apteka posiada 5 do 7 tysięcy różnorodnych produktów. W niniejszym artykule spróbuję pokazać, jakie są możliwości optymalizacji magazynu i postaram się odpowiedzieć na pytanie, czy można zmniejszać wartość magazynu, jednocześnie utrzymując pacjentów i generując większe zyski.

Na początek: dane

Warto analizować własną aptekę pod kątem kilku istotnych parametrów magazynowych. Temat ten był wielokrotnie poruszany, więc skupię się na przytoczeniu obecnych danych (stan na wrzesień 2024 roku), aby Czytelnicy mogli porównać je z sytuacją w swoich aptekach.

Przytoczony wskaźnik zapasów w dniach może obliczyć każdy z Was. Najprostszy sposób to podzielenie aktualnej wartości magazynu w cenach przez obrót w cenach zakupu za ostatnie 30 dni. Uzyskaną liczbę mnożymy razy 30. W ten sposób dowiecie się, na ile dni wystarczy magazyn w Waszej aptece. Możecie również porównać się ze średnią. Niestety, jak to ze średnią bywa, składa się ona z licznych różnorodnych danych. Są apteki posiadające magazyn na 30 dni lub mniej i takie, których magazyn znacznie przekracza 60 dni. Z czego to wynika?

Istnieje pewien minimalny stan magazynu, który – według moich doświadczeń – jest niezbędny, aby rozwijać obroty i utrzymywać dobrą marżowość apteki. Z moich doświadczeń wynika, że jest to około 300 000 zł w cenach zakupu. Oznacza to, że wiele mniejszych aptek, chcąc w ogóle rozwijać się na rynku i utrzymywać godziwą marżę, musi utrzymywać znacznie większy magazyn w stosunku do obrotu.
Drugim elementem różnicującym magazyny aptek jest struktura sprzedaży. Przykładowo na leki refundowane średni magazyn w dniach wynosi 34 dni, a na kosmetyki 120 dni. W związku z tym apteka, która sprzedaje więcej leków refundowanych, będzie miała tendencję do mniejszego magazynu (liczonego w dniach do obrotu), a ta zapewniająca liczne kosmetyki – znacznie większego.

Ważnym czynnikiem jest również lokalizacja apteki. Na osiedlu o ustabilizowanej populacji pacjentów i w miarę stabilnej grupie lekarzy zwykle różnorodność sprzedawanych produktów jest znacznie mniejsza niż w aptece przy głównej ulicy czy w centrum handlowym. To znacząco zmienia wartość magazynu.
W końcu ostatnia kwestia, którą warto brać pod uwagę: wiele aptek i sieci aptecznych, aby generować wyższą marżę, korzysta z licznych promocji oferowanych przez producentów i dystrybutorów. To dobra droga. Przy stosunkowo niskich marżach aptek (średnio około 21%) każdy dodatkowy rabat, nawet na poziomie kilku procent, poprawia zyskowność apteki. W związku z tym trudno się dziwić, że apteki i sieci chętnie korzystają z ofert, które dają korzyści z dobrze sprzedających się, pewnych produktów. Analizując kategorię przeziębieniową, zauważyłem, że bardzo wiele produktów w połowie września posiada stan magazynowy na ponad 3 miesiące, są również takie, które mają stany na prawie pół roku. Skoro związane jest to z 10-, a nawet 20-procentową korzyścią dodatkową, to decyzja o takim zakupie jest słuszna. Owszem, zwiększa magazyn, ale znacznie bardziej zwiększa zysk apteki.

„Zdrowy” magazyn

Sama wartość magazynu i czas, na jaki on wystarczy, są znacznie mniej istotne niż jego „zdrowie”. Jest parametr, który każda apteka może przeanalizować i który doskonale mówi o jakości magazynu. Mowa tutaj o wartości produktów, które są w magazynie, ale się nie sprzedają. To istna zmora kierowniczek i kierowników aptek, którzy wraz z personelem ciągle się zastanawiają, jak „pozbyć” się tego zalegającego magazynu.

Średnio w Polsce prawie 1/3 magazynu apteki to towary, które od 3 miesięcy nie sprzedały się ani razu. Nie jest to dla wielu z Was zaskoczeniem, ponieważ wiecie, jak zaskakujące są potrzeby pacjentów i macie świadomość, że wiele leków leży w magazynie długo, czekając na osobę, która je kupi. To jeden z obszarów do optymalizacji i element ciężkiej pracy kierownictwa aptek. Z jednej strony szeroki asortyment jest niezbędny, aby rozwijać aptekę, a z drugiej ciągła analiza i „pozbywanie” się produktów zalegających jest niezbędne, aby uniknąć kosztownej utylizacji oraz „mrożenia” środków w niesprzedającym się towarze.

Rozwiązanie

Jednym z działań, które ma służyć poprawie rentowności apteki przy jednoczesnym zmniejszeniu wartości magazynu, jest zarządzanie kategoriami. To coraz popularniejszy proces w każdej dziedzinie handlu, a od wielu lat skutecznie rozwija się także w aptekach. Na czym polega? W skrócie można powiedzieć, że jest to działanie, które ma na celu optymalizację asortymentu w grupach asortymentowych oraz podjęcie zestawu działań, które skierują sprzedaż na produkty bardziej rentowne. Wynikiem jest zwykle znacząca poprawa zysków przy utrzymaniu obrotu lub nawet jego poprawie. Skutkiem ubocznym jest również zmniejszenie magazynu. Mamy więc szansę na magiczne działanie: mniejszy magazyn i większy zysk dzięki zarządzaniu kategoriami. Jak to zrobić? Przejdźmy do przykładu.

W aptekach zarządzanie kategoriami jest bardzo proste, ponieważ łatwo zidentyfikować każdą z grup do zarządzania. Patrzymy zawsze na potrzeby pacjentów i możliwe do zaproponowania im produkty. We wskazanej kategorii jest produkt, który jest głównym sprzedawanym w aptece i kilka innych, w tym marka apteczna Novativ Esselec. Analiza wartości marży na opakowaniu, która jest podstawową kwestią w zarządzaniu kategoriami, wykazała, że na produkcie najlepiej sprzedającym się apteka generuje o połowę niższą wartość marży. W związku ze współpracą apteki z programem partnerskim produkt marki aptecznej jest liderem wartości marży na opakowaniu. Z perspektywy magazynu pojawia się kluczowe pytanie: czy pozostałe dwa produkty są w aptece niezbędne? Ważne jest to z dwóch powodów. Po pierwsze, ich obecność zwiększa magazyn. Po drugie, gdyby apteka chciała prowadzić rentowną sprzedaż tych produktów, musiałaby dokonywać ich zakupów promocyjnych, co jeszcze bardziej zwiększy magazyn. W tabeli pokazane jest, jak bardzo zmienia się wartość marży przy tej samej cenie detalicznej w przypadku zakupu produktów numer 2 i 3 w promocji lub bez promocji.

We wskazanej sytuacji apteka podjęła decyzję o pozostawieniu w kategorii wyłącznie dwóch produktów: tego z największą sprzedażą obecnie oraz drugiego – z największą marżą. Pozwoliło to zmniejszyć magazyn poprzez usunięcie z kategorii dwóch pozostałych, słabo sprzedających się produktów, na które marża jest niska, a istotnie obciążały one zapas. Finałem tego scenariusza jest sytuacja, w której pacjent ma do wyboru produkt nr 1 lub drugi produkt w atrakcyjnej cenie, który przy okazji dostarcza aptece maksymalną marżę na sztuce. W wyniku takiego działania sprzedaż z produktów nr 2 i 3 przesuwa się albo na produkt nr 1, albo na najbardziej marżowy. W efekcie dzięki wzrostowi sprzedaży tych produktów spada ich magazyn w dniach i mamy doskonały efekt: większe zyski i mniejszy magazyn.

Warunki konieczne ograniczania kategorii

Jak wspomniałem na początku, pacjenci wybierają apteki lepiej zaopatrzone. W związku z tym wszelkie ograniczenia asortymentu warto wykonywać ostrożnie i po konsultacji z zespołem apteki. Zwykle możemy pozwolić sobie na stałe usunięcie z asortymentu produktów, gdy:

• personel apteki z łatwością zamieni na te, które są obecnie w magazynie;
• w kategorii pozostanie produkt markowy, który preferują pacjenci, i lider marży, którego cena będzie taka sama lub niższa od ceny produktu usuwanego z kategorii;
• produkt, który usuwamy, nie ma istotnego wsparcia medycznego (przy rekomendacji produktów przez lekarzy prawie zawsze będzie grupa pacjentów, którzy nie chcą zamiany na inny produkt);
• produkt usuwany ma niższą wartość marży od produktu, który będzie w jego miejsce polecany/sprzedawany.

Powyższe ograniczenie powoduje, że nie możemy zbyt swobodnie sobie poczynać z ograniczeniem kategorii w aptece. Mimo to warto je ograniczać. Na przykład na rynku jest prawie 200 preparatów zawierających magnez i żadna apteka nie da rady utrzymać ich na stanie. Warto przejrzeć tę kategorię i dokonać odważnych działań ograniczających ją. Nie chodzi tu o usuniecie 50 czy 70 procent produktów – wystarczy usunięcie kilku, co już znacząco wpłynie na zapas w dniach w tej kategorii i jeszcze lepiej na rentowność.

Zachęcam do przyglądania się kategoriom asortymentowym i mądrego zarządzania nimi. Życzę zdrowego magazynu i dobrych zysków!