Narzędzia planowania zadań kierownika apteki

Czasy, gdy farmaceuta potrzebował jedynie analitycznego umysłu, wprawnej ręki, kartki i długopisu, już minęły. Obecnie, w dobie rewolucji technologicznej, trudno wyobrazić sobie pracę w aptece bez laptopa, tabletu czy smartfona. Jakie narzędzia są więc niezbędne dla produktywnego farmaceuty?

W ciągu ostatnich 20 lat liczba obowiązków farmaceuty w Polsce znacznie wzrosła. Na początku XXI wieku farmaceuci mogli skupić się głównie na retaksacji recept i obsłudze pacjentów, podczas gdy inne zadania, takie jak przygotowywanie towaru czy wprowadzanie faktur, były realizowane przez pomoc apteczną. Dziś farmaceuci oprócz specjalistycznej wiedzy o lekach zajmują się również księgowością, rekrutacją, marketingiem i zarządzaniem personelem. Wprowadzenie elektronicznej recepty, serializacji produktów i raportowania do ZSMOPL jeszcze bardziej zwiększyło zakres ich obowiązków. Aby efektywnie zarządzać czasem i znaleźć przestrzeń na doskonalenie zawodowe, farmaceuci mogą skorzystać z aplikacji mobilnych. Choć zmiana nawyków może być trudna, inwestycja w nowe technologie może pomóc uwolnić czas, który można poświęcić na najważniejsze zadanie: pomoc pacjentowi.

Apteczna skrzynka mailowa to nie lista zadań

Efektywne zarządzanie pocztą elektroniczną jest kluczowe dla zwiększenia produktywności kierowników aptek. Zamiast traktować skrzynkę mailową jako chaotyczną listę zadań, warto zastosować metodę Inbox Zero, inspirowaną GTD (Getting Things Done) Davida Allena. Ta technika zaleca przeglądanie poczty dwa razy dziennie i kategoryzowanie maili w cztery grupy:

• „Wykonaj/Odpisz” (jeśli zadanie zajmuje mniej niż 2 minuty),
• „Odłóż” (jeśli wymaga więcej czasu),
• „Deleguj” (dla zadań do wykonania przez innych),
• „Usuń” (gdy mail jest zbędny).

Dzięki temu farmaceuci mogą lepiej organizować pracę, eliminować nawyk kompulsywnego sprawdzania poczty i skoncentrować się na priorytetowych zadaniach – jak choćby pracy z pacjentem czy planowaniu realizacji celów sprzedażowych.

Aby „wycisnąć” z klienta poczty jeszcze więcej, można uporządkować skrzynkę mailową, tworząc czytelne foldery i etykiety do kategoryzowania wiadomości, takie jak „Do wykonania”, „Do przeczytania”, „Do delegowania” oraz „Archiwum”. Warto również ustawić reguły automatycznego sortowania wiadomości i skonfigurować powiadomienia, aby minimalizować rozproszenia i skupić się na najważniejszych zadaniach.

Aplikacja To-Do zamiast tradycyjnej listy

Większość polskich farmaceutów zaczyna dzień od wprowadzania faktur, sprawdzania i sporządzania raportów kasowych. Często te obowiązki są przerywane przez pacjentów, telefony i dostawy. Dodatkowo farmaceuci muszą zajmować się przesunięciami międzymagazynowymi, zamówieniami brakujących leków, kontaktami z NFZ i zaległymi mailami. Tak duża ilość zadań przyprawia niejednego aptekarza o zawrót głowy, ale można to zmienić, jeśli wprowadzi się regularne planowanie tygodnia. Robiąc research do tego artykułu, przepytałem kilkunastu zaprzyjaźnionych farmaceutów o to, czy mają nawyk planowania zadań na cały zbliżający się tydzień. Większość z nich niestety nie robi tego wcale, a część ogranicza się do sporządzania luźnej listy zadań na początku każdego dnia. Oczywiście spisanie kilku oczekujących na wykonanie zadań jest lepsze od zupełnej pracy „na żywioł”, jednak zwykła lista zadań ma bardzo istotną wadę – nie uwzględnia priorytetyzacji zadań. I często jest tak, że po spisaniu kilku rzeczy do zrobienia, bierzemy się od razu za wykonanie pierwszej z brzegu.

Do popularnych narzędzi do zarządzania zadaniami z uwzględnieniem priorytetów należą polski startup Nozbe, a także Todoist i Microsoft To-Do. Wybór aplikacji jest ważny, ale kluczowe jest podejście do organizacji zadań. Aplikacje te umożliwiają dodawanie zadań, grupowanie ich w projekty, oznaczanie tagami, a nawet delegowanie ich innym użytkownikom.

Cyfrowe notatki zamiast stosu kartek

Biuro farmaceuty często kojarzy się z mnóstwem żółtych karteczek przyczepionych do różnych powierzchni, co może utrudniać znalezienie potrzebnych informacji. Aby uniknąć chaosu, warto skorzystać z aplikacji takich jak Notion, która umożliwia digitalizację notatek i przechowywanie ich w jednym miejscu. Notion pozwala tworzyć różnorodne notatki, dodawać zdjęcia, skany dokumentów oraz organizować informacje w przejrzysty sposób. Dzięki zaawansowanemu systemowi wyszukiwania można szybko odnaleźć potrzebne dane, co znacznie usprawnia pracę i eliminuje potrzebę korzystania z papierowych notatek.

Podobną aplikacją do Notion jest jej starszy i mniej rozbudowany brat Evernote. Dzięki tej aplikacji farmaceuta uwolni się od stosu zeszytów z loginami i hasłami do różnych portali, z receptami przekazanymi do poprawy, anachronicznym wizytownikiem czy luźnymi karteczkami, które łatwo można zgubić.

Skaner w kieszeni fartucha

Gdy pracowałem w różnych aptekach, spotykałem się z drukarkami igłowymi i faksami, które wciąż były używane, mimo że w XXI wieku powinny być reliktami przeszłości. Drukarki laserowe ze skanerami też powoli ustępują miejsca nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak smartfony. Codziennie skanujemy liczne dokumenty, co bywa czasochłonne, gdy musimy korzystać z tradycyjnych skanerów. Dzięki aplikacjom takim jak Adobe Scan, iScanner czy Instascan, smartfon może zastąpić skaner, umożliwiając szybkie skanowanie, wysyłanie i drukowanie dokumentów, co znacząco oszczędza czas. Zeskanowane dokumenty możemy przenieść do wspomnianych wcześniej aplikacji Notion czy Evernote, nadać im tytuły oraz pomagające w archiwizacji tagi.

Poranny przegląd prasy na wyciągnięcie ręki

Farmaceuci, oprócz codziennych obowiązków, stale dbają o rozwój swoich kompetencji, czytając specjalistyczną prasę, blogi branżowe i artykuły naukowe. W dobie rewolucji informacyjnej łatwo jednak zgubić się w natłoku informacji. Często obiecujemy sobie przeczytać interesujący artykuł, ale później o nim zapominamy. W takiej sytuacji pomocna jest aplikacja Pocket, która umożliwia zbieranie wartościowych treści w jednym miejscu. Dzięki wtyczce do przeglądarki możemy zapisywać artykuły jednym kliknięciem, a potem wracać do nich w dowolnym czasie na różnych urządzeniach, co jest szczególnie przydatne dla farmaceutów.

Praca w krótkich blokach czasowych

Często jedyną przerwą, na jaką może liczyć farmaceuta poza urzędowymi „15 minutami”, jest przerwa związana z potrzebami fizjologicznymi. Nie sprzyja to efektywnej pracy mózgu, a przecież to na nim farmaceuta polega przez cały swój dzień pracy. Odpowiedzią na ten problem może być technika pracy w blokach czasowych, popularna w korporacjach, która pomaga utrzymać skupienie. Metoda Pomodoro polega na pracy w 25-minutowych sesjach, zwanych „Pomodoro”, przerywanych 5-minutowymi przerwami.

Po czterech takich cyklach następuje dłuższa przerwa trwająca 15–30 minut, co pozwala na lepsze zarządzanie czasem i utrzymanie wysokiej efektywności. Aplikacje takie jak Focus Keeper czy Time’o’Doro wspierają wdrożenie tej metody w codziennej pracy.

Ty kontrolujesz telefon apteczny, czy telefon kontroluje Ciebie?

W każdej aptece telefon jest nieodłącznym elementem codziennego zgiełku, często przerywającym pracę i wprowadzającym stres. Aby uniknąć zakłócania skupienia, warto przyjąć strategię oddzwaniania. Ustalenie stałych godzin na odbieranie telefonów, na przykład po 14.00, oraz ograniczenie powiadomień do najważniejszych, może pomóc w efektywnym zarządzaniu czasem. Planowanie telefonów, e-maili i innych zadań w blokach czasowych, takich jak załatwienie spraw w NFZ podczas wizyty w banku czy na poczcie, pozwala na lepszą organizację i oszczędność czasu.

Farmaceuci posiadający telefony spod znaku ugryzionego jabłka mogą skorzystać z funkcji Stanów Skupienia, aby lepiej zarządzać powiadomieniami i minimalizować rozproszenia w trakcie pracy. Dzięki tej funkcji mogą ustawić dowolne tryby takie jak „Praca”, „Nie przeszkadzać” czy „Sen”, które automatycznie dostosowują ustawienia powiadomień i komunikacji zgodnie z aktualnymi potrzebami. Każdy stan skupienia można dowolnie konfigurować i zmieniać jego nazwę. Na przykład, podczas pracy w aptece, tryb „Retaksacja recept” pozwoli na ograniczenie powiadomień do najważniejszych, umożliwiając lepszą koncentrację na sprawdzaniu recept. Można również ustalać harmonogramy i określać, które osoby i aplikacje mogą się z nami kontaktować w danym czasie, co pomaga w efektywnym zarządzaniu czasem i redukcji stresu.