Jak zarządzać pracownikami, czyli cztery style zarządzania sytuacyjnego

Jak widzimy, konkretny układ dwóch czynników takich jak umiejętności pracownika oraz poziom jego motywacji, składają się na jego gotowość do realizacji danego zadania. Te dwa czynniki determinują też sposób, w jaki powinniśmy zarządzać jego pracą. Przyjrzyjmy się każdej z tych sytuacji oddzielnie.

Poziom gotowości R1:
niskie kompetencje, wysoka motywacja – właściwy styl przywództwa S1: instruowanie

ierwsza sytuacja to taka, gdy pracownik jest niezdolny do samodzielnego wykonania zadania (niskie kompetencje), lecz pomimo to bardzo zmotywowany do jego wykonania. Często niskie kompetencje są wynikiem braku doświadczenia, np. w przypadku młodych pracowników. Brak kompetencji do danego zadania może się również pojawić u pracownika, którego uważasz za bardzo doświadczonego. Dzieje się tak, gdy np. zatrudniasz nowego farmaceutę z długim stażem pracy, który nigdy nie pracował na programie aptecznym, z którego korzystasz w aptece. Jego doświadczenie zawodowe i wysoka motywacja nie wystarczą do tego, żeby mógł sprawnie realizować swoje zadania. Tak samo będzie z nowymi obowiązkami lub zadaniami, jakie pojawiają się w Twojej aptece. Kierownik powinien bardzo dokładnie określić cele i zadania pracownika oraz dokładnie instruować go w ich przebiegu. Pracownik musi dostać wsparcie w obszarze zaplanowania i organizacji czynności, bardzo często musi to być dokładna instrukcja krok po kroku. Innymi słowy, trzeba go przez zadanie przeprowadzić „za rękę”.

Poziom gotowości R2:
kompetencje niskie (do średnich), niska motywacja – właściwy styl przywództwa S2:
konsultowanie

Mamy tu do czynienia z sytuacją, gdy pracownik jest negatywnie nastawiony do zadania, ponieważ nie potrafi jeszcze samodzielnie i dobrze go wykonać, a to może prowadzić do niskiego poziomu motywacji. Narasta poczucie, że początkowa wysoka motywacja poszła na marne, bo pracownik nie zdołał nabyć odpowiednich kompetencji, a szef już wymaga od niego właściwego realizowania zadania. Brak sukcesu przekłada się na frustrację. Często znalezienie się pracownika na tym poziomie gotowości wynika z nieświadomego działania kierownika, który dokłada pracownikowi za dużo zadań.

Twoją rolą jako kierownika jest budowanie i zwiększanie u pracownika wiary w jego własne możliwości. Nadal konieczne jest przekazywanie instrukcji, chociaż wybór końcowego rozwiązania problemu możesz już pozostawić pracownikowi. Twoim celem jest utrzymanie dobrego nastawienia pracownika poprzez wysoki poziom zachowań relacyjnych i jednocześnie dalsze wzmacnianie umiejętności, aby stopniowo go usamodzielniać.

Poziom gotowości R3:
kompetencje średnie do wysokich, niska motywacja – właściwy styl przywództwa S3: wspieranie

Tę sytuację możemy rozważać w dwóch wariantach. Pierwszy: pracownik przy wystarczających kompetencjach posiada niską motywację z powodu braku wiary we własne siły. Drugi: okazuje niski poziom chęci z powodu znudzenia zadaniem. Każdy z tych przypadków wymaga innego podejścia szefa.

W pierwszym przypadku pomaga sukces. Nawet jeżeli pracownik jest doświadczony, to najwyraźniej z jakimś zadaniem lub zadaniami sobie nie poradził i to obniżyło jego motywację. Wyznacz mu zadanie, z którym na pewno doskonale sobie poradzi, to podniesie jego wiarę we własne siły, a tym samym również motywację. Zwróć też uwagę na inne jego sukcesy i jego wartość dla firmy – po prostu doceń go.

W drugim przypadku możemy mówić o znudzeniu zadaniem. Prawdopodobnie zadania, które powierzasz pracownikowi, są powtarzalne i być może poniżej jego ambicji. Zadbaj o ich różnorodność, angażuj go w dodatkowe zadania, ale nie na zasadzie zlecania dodatkowej pracy, tylko pokaż mu, że jego umiejętności są pomocne w innych obszarach niż tylko codzienne zadania. Czasami niski poziom motywacji wynika również z przekonania pracownika, że poziom jego umiejętności jest wysoki, a w rzeczywistości jest inaczej, co sprawia, że nie radzi sobie z zadaniami. Twoja rola to pokazanie mu obszarów, które powinien rozwijać i wesprzeć go w tym. Zachęcaj go do dyskusji, dziel się własnym doświadczeniem, a przede wszystkim ułatwiaj mu samodzielne rozwiązywanie zadań.

Poziom gotowości R4:
wysokie kompetencje, wysoka motywacja – właściwy styl przywództwa S4: delegowanie

W tym przypadku mamy do czynienia z samodzielnym i doświadczonym pracownikiem, który jest zaangażowany w wykonywanie swojego zadania. Nie potrzebuje dużego zaangażowania i pomocy ze strony szefa, ponieważ jego motywacja i umiejętności są wystarczające do samodzielnego działania. Jest to najlepszy i najłatwiejszy do współpracy typ pracownika – o ile kierownik nie popełnia podstawowych błędów.

Nie mów pracownikowi, jak ma wykonać dane zadanie krok po kroku, bo on to doskonale wie. Być może jego sposób wykonania zadania różni się od Twojego, ale to nie znaczy, że jest gorszy. Rozliczaj z efektu zadania, a nie jego przebiegu. Oceniaj zrealizowane cele. Promuj niezależność pracownika i zwiększaj jego odpowiedzialność. Zachęcaj go do podejmowania nowych wyzwań i tam, gdzie możesz, całkowicie oddawaj mu podejmowanie decyzji. Innym bardzo częstym błędem kierownika w zarządzaniu takim pracownikiem jest pozostawianie go samemu sobie. Dość często wychodzimy z założenia, że skoro potrafi i jest zmotywowany, to nie musimy mu poświęcać czasu. Nic bardziej mylnego. Poświęcaj takiemu pracownikowi tyle czasu, ile tylko możesz. Doceniaj go i rozmawiaj z nim. Korzystaj z jego rad i doświadczenia.

Nie popełniaj tych błędów

Wiedząc już, jak masz działać, uważaj na najczęściej popełniane błędy, które wynikają ze złej oceny gotowości pracownika i złego doboru stylu przywództwa.

Przede wszystkim nie traktuj pracownika z poziomem gotowości R-1, jak tego z R-4, bo to oznacza pozostawienie pracownika samemu sobie. I analogicznie – nie traktuj pracownika z poziomem gotowości R-4, jak tego z R-1 – to zabija inicjatywę oraz pokazuje pracownikowi Twój brak zaufania.

Nie pozostawiaj pracownika o wysokich kompetencjach i doświadczeniu (R-4) samemu sobie, ponieważ nawet najlepsi i zmotywowani pracownicy potrzebują zainteresowania, wyzwań i pochwały. Potrzebują również oceny opartej na konstruktywnej informacji zwrotnej. Jeżeli tego zabraknie, możesz stracić takiego pracownika.

Na koniec chcę zwrócić uwagę na jeszcze jeden element. Bardzo często spotykam kierowników czy menedżerów, którzy uważają, że we wszystkich obszarach związanych z funkcjonowaniem apteki muszą być lepsi od pracowników. Oczywiście taka sytuacja jest pomocna szczególnie wtedy, kiedy osobiście również bierzesz udział w określonych zadaniach (np. obsługa pacjenta). Wówczas pracownicy powinni widzieć, że wykonujesz te zadania na najwyższym poziomie. Niemniej bycie dobrym menedżerem nie polega na byciu najlepszym we wszystkim, tylko na dobieraniu do zespołu najlepszych ludzi. Pamiętaj również o słuchaniu swojego zespołu, bo jak powiedział Dalajlama: „Kiedy mówisz, powtarzasz jedynie to, co już wiesz. Kiedy zaś słuchasz, masz szansę nauczyć się czegoś nowego”.

Krzysztof Pytel
Certyfikowany trener SET,
konsultant, autor książek