Praca vs życie – czyli zarządzanie czasem i określanie priorytetów
Budząc się rano, często zadajemy sobie pytanie: „Czy nadejdzie kiedyś dzień, w którym będę miał mniej zadań i pracy do wykonania?”. Nasze życie dzielimy na obowiązki zawodowe i czas prywatny. Określony grafik pracy w aptece na pewno pomaga w planowaniu reszty dnia, jednak czasami wracasz do domu tak zmęczony, że niewiele jesteś w stanie zrobić. Jeżeli bywa, że masz poczucie ciężko przepracowanego dnia, a efekt tej pracy nie jest zadowalający, poniższy artykuł jest dla Ciebie. Jeżeli zdarza się, że musisz w pracy zostać dłużej, bo nie wyrobiłeś się z wszystkimi obowiązkami – ten artykuł jeszcze bardziej jest dla Ciebie.
Postanowiłem go napisać inaczej niż wcześniejsze. Jego forma mniej przypomina rozwiniętą treść, a bardziej listę elementów, na które warto zwrócić uwagę. Uważam, że dzięki temu wskazówki w nim zawarte będą bardziej praktyczne.
Czym więc powinniśmy się kierować w zarządzaniu czasem i określaniu naszych codziennych zadań?
Wyznaczaj długofalowe cele
Zanim weźmiesz się za realizację zadania, zastanów się, do czego jest Ci potrzebne. Oczywiście duża część Twoich obowiązków to codzienność, z której nie możesz zrezygnować, jednak na pewno znajdziesz takie, na które poświęcasz czas, a efekt jest mierny lub wręcz żaden. Na gruncie mojej specjalizacji widzę np., że w aptekach robimy za dużo promocji cenowych. Wymaga to wielu godzin pracy (zmiana ceny w systemie, wymiana cenówek, poprawa ekspozycji), a okazuje się, że niektóre promocje są źle dobrane (np. pod względem produktowym) i nie dają żadnych efektów. Po co więc je robić?
Rozbij duże zadanie na mniejsze etapy/odcinki
Jeżeli masz jakieś zadanie, na które potrzeba sporo czasu, a trudno jest Ci go wygospodarować, podziel je na mniejsze etapy (tzw. kroki milowe). Może się okazać, że taki podział umożliwi Ci realizację pracy w krótkich odcinkach czasowych. Może też się okazać, że niektóre elementy zadania możesz komuś oddelegować lub poprosić o pomoc.
Nie planuj stu procent czasu w danym dniu. Zawsze zdarzą się dodatkowe obowiązki lub nieprzewidziane sytuacje, które zabiorą Twój czas.
Najważniejsze zadanie wykonaj jako pierwsze danego dnia
Żeby było to możliwe, musisz już dzień wcześniej wiedzieć, że chcesz się danym zadaniem zająć. Nie zaczynaj innych czynności, nie włączaj poczty e-mail, nie umawiaj spotkań i uprzedź personel, że przez najbliższą np. godzinę jesteś niedostępny.
Zaplanuj dzień
Planuj dzień. Spisuj obowiązki, które masz do wykonania w danym dniu. Duża część zadań będzie powtarzalna codziennie, co ułatwia ten proces. Korzystaj z notatnika lub kalendarza. Może być papierowy lub elektroniczny. Osobiście korzystam z kalendarza Google, dzięki czemu wszystko mam w komputerze i telefonie. Określaj kolejność wykonywania zadań z uwzględnieniem innych okoliczności, które mogą je ułatwiać lub utrudniać. Ja mam w kalendarzu wpisane wszystkie zadania w kolejności, w której zamierzam je zrealizować.
Na przykład nie planuję przygotowywania oferty dla klienta w czasie, kiedy będę jechał samochodem. Mogę jednak ten czas przeznaczyć na rozmowy telefoniczne. Nie planuj stu procent czasu w danym dniu. Zawsze zdarzą się dodatkowe obowiązki lub nieprzewidziane sytuacje, które zabiorą Twój czas. Pozostaje tylko pytanie, czy wszystkie, które się pojawiają, wymagają Twojego działania. Nie powinnaś/powinieneś planować zadań wymagających skupienia w trakcie największego ruchu pacjentów w aptece, ponieważ ciągle będzie Cię coś odrywało od ich realizacji.
