Techniki produktywnego farmaceuty

W aptece można pracować szybciej i sprawniej. Wystarczy tylko zmienić dotychczasowe nawyki i zastosować kilka technik, które sprawiają, że uda się odzyskać sporo cennych roboczogodzin. By ułatwić sobie to zadanie, farmaceuta powinien opracować swój własny system produktywności.

Jestem bardziej niż pewny, że w większości polskich aptek praca farmaceuty zaczyna się od wprowadzenia i podpisania faktur, retaksacji recept i sporządzenia dobowego raportu kasowego. Niejednokrotnie zadania te są wykonywane „pomiędzy pacjentami”, są zakłócane przez urywające się telefony i dobijających się do drzwi dostawców z towarem. Skołowany farmaceuta siada do następnych zadań, które dyktowane są przez pojawiające się w skrzynce odbiorczej e-maile. Merchandising na półkach, komunikaty o wycofaniu serii z GIF, raport do księgowości, przesunięcie międzymagazynowe. Po kilku godzinach pracy wydawać by się mogło, że farmaceuta pracował bez wytchnienia i wykonał mnóstwo zadań. Nie jest nawet świadomy, że zamiast zadań ważnych wykonał te pilne i choć wspinał się dzielnie po wysokiej drabinie, to była przystawiona ona do niewłaściwego muru. Kluczem do zmiany nawyków jest inne spojrzenie na codzienną pracę. W poprzednim numerze omawialiśmy temat przeglądu tygodnia, który pozwala farmaceucie wybrać kilkanaście kluczowych zadań i nadać im odpowiedni priorytet. Wcale nie musimy zaczynać pracy od podliczenia utargu z poprzedniego dnia. Zamiast tego możemy zająć się zmianą ekspozycji na sali ekspedycyjnej czy rozwiązaniem problemu lekowego stałego pacjenta i wieloma innymi, ważnymi sprawami, które zawsze odwlekamy. By uwolnić zasoby czasowe warto stosować właściwe techniki, które znacznie przy- spieszą naszą pracę. W artykule wypunktowałem kilka z nich.

Technika Pomodoro

Popularna w korporacjach praca w blokach czasowych pozwala pracować w nieustannym skupieniu. Wiadomym jest, że nasz mózg w trybie analitycznym potrafi pracować w sposób ciągły przez bardzo ograniczony czas. Technika Pomodoro zakłada pracę w 25-minutowych interwałach przedzielonych 5-minutową przerwą. Czwarty interwał kończy się dłuższą 25-minutową przerwą. Dzięki temu utrzymujemy mózg w nieustannym skupieniu, dając mu krótkie chwile wytchnienia. Już po kilku dniach pracy zgodnie z Pomodoro daje się odczuć pierwsze efekty.

Przenosząc to na realia apteczne, z powodzeniem możemy przez 25 minut wprowadzać faktury i wykonywać prace biurowe, by potem pozwolić sobie na 5-minutową przerwę na zaparzenie herbaty, toaletę czy zwykłe ćwiczenia rozciągające. Interwały można zastosować również w czasie pracy przy pierwszym stole – po 25 minutach intensywnej obsługi możemy na chwilę wyjść na zaplecze, by odetchnąć lub napić się wody. Jeśli 25 minut nie pasuje do specyfiki naszych obowiązków, z powodzeniem możemy wydłużyć interwał wedle naszego uznania. Obecnie jest sporo aplikacji, które pozwalają odmierzać interwały np. FocusKeeper. Odpowiednią wtyczkę można również zainstalować w przeglądarce, która poinformuje nas o zakończonym okresie pracy i konieczności zrobienia sobie przerwy (Time D’oro).

Reguła Parkinsona

Jeszcze z czasów akademickich pamiętam sytuacje, gdy planowałem jakieś duże przedsięwzięcie – napisanie pracy magisterskiej czy przygotowanie do dużego egzaminu. Zakładałem, że potrzebuję bardzo dużo czasu. W przypadku obrony pracy obiecałem sobie, że przez cały rok będę czytał, zbierał materiały i pisał każdego dnia po parę akapitów lub stron. W obliczu odległego terminu złożenia pracy często odpuszczałem pisanie, przekładając je na kolejny dzień, i kolejny, i kolejny. Prokrastynując w ten sposób dotarłem do miejsca, gdy na napisanie i obronę pracy został mi tydzień. Oczywiście wyrobiłem się. Co więcej, przygotowałem się koncertowo. Nie znałem wtedy jeszcze reguły Cyrila Northcote’a Parkinsona. Ten brytyjski historyk i doradca konserwatystów w Izbie Gmin wypowiedział kiedyś takie słowa – Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie.

Oznacza to, że  jeśli  założymy, że  daną  czynność  wykonamy w ciągu tygodnia, to zrobimy to dokładnie w ciągu  7  dni.  Jeśli w przypadku tego samego zadania obiecamy sobie, że zrobimy je w ciągu 8 godzin – skoncentruje- my się i tą samą pracę wykonamy w ciągu 8 zegarowych godzin. Często w pracy mamy tendencję do rozwlekania zadań. Jesteśmy opieszali w podejmowaniu decyzji i zostawiamy wszystko na ostatnią chwilę. Tymczasem narzucając sobie bliskie „deadline’y” sami w sobie pracujemy efektywniej. Dzięki temu nie zaprzątamy sobie danym tematem głowy przez długi czas i zyskujemy przestrzeń na nowe, inne zadania. Kiedy więc słyszymy, że odbiór leków przeterminowanych do utylizacji zaplanowany jest na za dwa tygodnie – już dzisiaj zróbmy pierwszy krok w jego realizacji – wydrukujmy protokoły, przygotujmy kartony i dokładnie je oznaczmy. Dzięki temu popchniemy sprawy do przodu i nadamy im odpowiedniego tempa.

Jedna rzecz

Uwielbienie wielozadaniowości jest już w biznesie passe. Multitasking nie sprawdził się – czego możemy doświadczyć  również w aptece. Sprawdzanie recept między pacjentami nigdy nie będzie tak dokładne jak w zaciszu pokoju kierownika. I tak prędzej czy później zajdzie konieczność ponownego ich sprawdzenia w spokoju. Wprowadzanie faktur i jednoczesne odpowiadanie na e-maile, odbieranie telefonów i przeglądanie portali informacyjnych zawsze zakończy się tym, że popełnimy co najmniej kilka błędów – ustawimy złą cenę, pominiemy mnożnik. Każdy powrót do poprzedniego zadania wybija z rytmu, kosztuje sporo czasu, a co więcej – obciąża mózg. Dlatego w codziennej pracy w aptece zawsze trzeba w danym momencie robić jedną rzecz. Jeśli stoję za pierwszym stołem i obsługuję pacjentów – to robię to na maksimum swoich możliwości. Faktury i cenówki mogą poczekać do momentu, gdy przyjdzie druga zmiana.

Naucz się oddzwaniać

W każdej aptece oprócz dźwięku czytników kodów i stukotu klawiatury słychać nieustannie dzwoniący telefon. Czasem jest to sąsiednia apteka, która pyta o dostępność leku. Niekiedy pacjent chce poznać cenę jakiegoś suplementu. Innym razem może to być księgowa, bo kolejny raz namieszaliśmy coś w dokumentach. Kiedy jesteśmy skupieni na jakimś zadaniu – każdy dźwięk dzwonka to pewien ładunek stresu, który wybija nas z pracy, a jego niewidzialna siła popycha do odebrania telefonu. Żeby przestać być niewolnikiem telefonu w aptece, trzeba nauczyć się po prostu ODDZWANIAĆ. Świat nie zawali się, jeśli dokończymy trwającą właśnie czynność i oddzwonimy po kilkunastu minutach. Ja nauczyłem się korzystać z telefonu w pracy o stałych porach - np. po godzinie 14-tej. Wyłączyłem większość powiadomień zostawiając jedynie te, które wymagają natychmiastowej reakcji – telefon z apteki z naszej sieci w innej części miasta czy od zaprzyjaźnionego lekarza, który często dzwoni przy pacjencie i pyta o dostępność leku.

Wykonaj zadania blokami

Jeśli masz do wykonania w ciągu dnia kilka telefonów – zaplanuj rozmowy telefoniczne tak, by odbyć je jedna po drugiej. Gdy musisz napisać e-mail do księgowości – zrób to w czasie, gdy odpowiadasz na wszystkie zaległe e-maile ze skrzynki. Jeśli jedziesz do Narodowego Funduszu Zdrowia z formularzem refundacji, załatw przy okazji drobne w banku, wyślij korespondencję na poczcie i popraw błędne recepty.

Najpierw duże zadania, a potem mniejsze

Zapewne znasz przykład z wypełnianiem słoika kamieniami. Jeśli masz zmieścić w słoiku duże kamienie, drobne kamyczki i piasek – nie zaczniesz od piasku i drobnych kamyczków, bo zabraknie ci miejsca na te największe. Jeśli chodzi o planowanie pracy w aptece jest podobnie. Jeśli zaczniesz poranne obowiązki od mało ważnych, ale zajmujących rzeczy – to na za- dania bardziej wymagające zabraknie ci czasu i energii. Dlatego warto dzień w aptece zacząć od czegoś absorbującego, np. zamknięcia miesiąca i przesłania dokumentów do księgowości, spychając telefony i e-maile na koniec dnia pracy. Takie podejście do aptecznych obowiązków sprawi, że każdego dnia będziesz miał odhaczoną listę „to-do”.

Tekst opublikowany w numerze 1/2020 czasopisma Recepta