Delegowanie, a nie ,,spychologia”, czyli jak skutecznie przekazywać zadania pracownikom

Delegowanie zadań to jedna z kluczowych umiejętności każdej osoby zarządzającej zespołem. Jest ona niezbędna do skutecznego i efektywnego wypełniania zadań przez kierownika apteki i do sprawnego jej funkcjonowania. Co zatem delegować i jak to robić skutecznie? Jak powinna przebiegać rozmowa, podczas której przekażesz zadania z pracownikowi?

Delegowanie zadań to najlepszy sposób na odciążenie kierownika z nadmiaru obowiązków, których nie musi realizować samodzielnie. Należy jednak pamiętać, że nie jest to „spychologia”, dzięki której pozbywamy się wielu zadań, jednocześnie nadmiernie obciążając pracą podległych współpracowników. Jeżeli czytałeś artykuł „Jak zarządzać pracownikami, czyli cztery style zarządzania sytuacyjnego” opublikowany w poprzednim numerze Recepta.pl, wiesz również, że delegowanie zadań jest jednym z narzędzi podnoszenia motywacji najbardziej doświadczonych pracowników. A to już bardzo konkretny powód, dla którego warto to robić. Pracownik zdemotywowany zdecydowanie chętniej przyjmie inną ofertę pracy – a przecież w odniesieniu do tych najlepszych nie chcemy, żeby tak się stało.

Siedem poziomów delegowania zadań w aptece

Efektywny proces delegowania zadań musi przebiegać w odpowiedni sposób. Możemy wyróżnić siedem stopni tego procesu. Różni je to, czy dane zadanie chcesz lub możesz delegować, jaką dasz pracownikowi swobodę w doborze sposobu działania oraz poziom odpowiedzialności za zadanie. W wyborze poziomu delegowania zadania musisz wziąć pod uwagę umiejętności i doświadczenie pracownika.

Tych siedem poziomów delegowania zadań, które zależą od stopnia zaufania do pracownika, a także jego samodzielności, to:

1. stopień: wszystko zrobię sam.
2. stopień: zbadaj problem przedstaw mi wszystkie fakty; podejmę decyzję, co należy zrobić.
3. stopień: zbadaj problem – przedstaw mi możliwe działania, argumentując za i przeciw, wskaż do mojej akceptacji jedno z nich.
4. stopień: zbadaj problem – powiadom mnie, co zamierzasz zrobić; zaczekaj z działaniem, aż wyrażę zgodę.
5. stopień: zbadaj problem – powiadom mnie, co zamierzasz zrobić; działaj chyba, że ci zabronię.
6. stopień: działaj – powiadom mnie, co zrobiłeś.
7. stopień: działaj – nie są potrzebne dalsze kontakty ze mną.

Warto podkreślić, że im więcej dajemy pracownikowi swobody działania, tym większą odpowiedzialność bierze on na siebie. Ważne jest, żeby był tego świadomy i zaakceptował ten fakt.

Zanim powierzysz zadanie – przygotuj się!

Zanim w ogóle podejmiesz rozmowę delegującą zadanie pracownikowi, musisz się do tego odpowiednio przygotować. Nie możesz delegować zadania, jeżeli wcześniej nie przemyślałeś konkretnych kwestii i nie odpowiedziałeś na podstawowe pytania: co, kto, dlaczego, jak i kiedy?

• Co? – Zastanów się i sprecyzuj – co trzeba zrobić i jaki ma być końcowy efekt zrealizowanego zadania.
• Kto? – Wybierz osobę, która najlepiej wykona konkretne zadanie, uwzględniając jej poziom umiejętności oraz motywacji.
• Dlaczego? – Pomyśl, jak uzasadnisz tej konkretnej osobie fakt delegowania jej tego zadania (żeby nie odebrała go jako tzw. spychologię), wytłumacz, jaki jest cel zadania.
• Jak? – Przemyśl i określ granice uprawnień pracownika: co może zrobić samodzielnie, a w jakich obszarach będzie musiał się konsultować z Tobą. Jeżeli uważasz, że poziom jego umiejętności jest na tyle wysoki, że nie musisz określać sposobu, w jaki go zrealizuje, zastanów się, jaką dasz mu swobodę działania, ale też jaki poziom odpowiedzialność na niego przerzucisz.
• Kiedy? – Określ czas realizacji, do kiedy zadanie ma być wykonane.