Farmaceuta i mail mogą się lubić

Poczta elektroniczna stała się nieodłącznym elementem naszego życia. Bez niej nie załatwimy sprawy urzędowej online czy też nie kupimy biletów do kina, a także nie zapłacimy za zakupy w sieci. Komunikacja w firmach również opiera się w dużej mierze na obsłudze skrzynki mailowej. Nie inaczej jest w większości aptek – to przychodzące maile dyktują tempo pracy wielu farmaceutów. Jak zatem sprawić, by poczta elektroniczna stała się pomocnym elementem pracy farmaceuty i jej obsługa nie zabierała zbyt wiele czasu?

Skrzynka mailowa w aptece dla wielu z nas jest centrum dowodzenia. W podbramkowych sytuacjach odbieramy z niej faktury w formacie .xml, składamy zamówienia na trudno dostępne leki, wysyłamy przełożonym zdjęcia towaru oraz czytamy newsletter z okręgowej lub Naczelnej Izby Aptekarskiej. Poczta mailowa już dawno przestała być wyłącznie prostym środkiem komunikacji, a stała się narzędziem do zarządzania kilkoma sprawami jednocześnie.

W tym artykule nie będę poruszał tematu mailowego savoir-vivre’u ani rozwodził się nad tym, dlaczego za wszelką cenę powinniśmy uczynić maila wyłącznie narzędziem komunikacji, a zadania przenieść do zewnętrznej aplikacji. Zdaję sobie sprawę, że nie każdy farmaceuta może pozwolić sobie na luksus, jakim jest możliwość realnego wpływu na kulturę organizacyjną firmy. Jak zatem „zaprzyjaźnić się” na tyle dobrze ze skrzynką mailową, aby stała się ona pomocnym narzędziem pracy, a nie porannym przekleństwem każdego dnia pracy?

Oto kilka wskazówek.

Po pierwsze - sprawdzaj skrzynkę i odpowiadaj na maile w określonych godzinach

Najlepiej, aby nie działo się to między 8 a 12, ponieważ to godziny Twojej największej produktywności i zdolności poznawczych. W tym czasie powinieneś robić zadania ważne i najtrudniejsze, również te, które z jakiś powodów odwlekasz lub na które zwyczajnie nie starcza Ci czasu. Specyfika sprawdzania i odpowiadania na maile sprawia, że w krótkim czasie przełączasz się między zadaniami, zajmujesz się sprawami bardziej błahymi, w sposób powierzchowny (ang. shallow work), nie wprowadzasz więc swojego umysłu w stan głębokiej koncentracji.
Sam staram się odpowiadać na maile hurtem dwa razy dziennie – chwilę po 12 i tuż przed wyjściem z pracy, czyli między godziną 15 a 16. Jeśli wydaje Ci się, że to niemożliwe, to zwyczajnie spróbuj i przekonaj się, że nikt nie zauważy tego, że nie odpisałeś na maila natychmiast.

Po drugie – uporządkuj skrzynkę odbiorczą

Kilka lat temu pracowałem na godziny w różnych miejscach. Miałem wtedy okazję przyglądać się wielu aptecznym skrzynkom mailowym. W 99,9% do skrzynki odbiorczej trafiała cała korespondencja. W oceanie ofert od firm-krzaków, newsletterów różnych e-sklepów i phishingowych maili informujących o tym, że zmarł twój krewny i zostawił ci w spadku bilion dolarów, lądowały ważne maile od przełożonych, kilkanaście faktur z trzech różnych hurtowni, mail od wojewódzkiego inspektora i odpowiedź na wczorajsze zamówienie kosmetyków.
Przebrnięcie przez taki chaos nie tylko zabiera mnóstwo czasu, lecz także jest ogromnym obciążeniem psychicznym – zwłaszcza rano, gdy nasz umysł jest wypoczęty. Nic dziwnego, że już około 9.30 nasz organizm domaga się drugiej kawy tego dnia.

Ale można inaczej. Wystarczy zaznajomić się z etykietami i filtrowaniem wiadomości po ich treści. Dzięki temu możemy stworzyć system, który automatycznie pogrupuje nasze maile na kilka kategorii, np. „faktury”, „odmowy”, „koordynator”, „zamówienia”. Nasza poczta będzie bardziej przejrzysta, łatwo będzie w niej odnaleźć najważniejsze maile i zdecydować, czy zajmiemy się wprowadzaniem faktur czy dopisywaniem brakującego NIP-u i REGON-u do wczorajszego zamówienia na deficyty. Co więcej, dzięki temu nie będziemy się przełączać między mailami z różnych obszarów, ale pracować szybciej i bez zbytniego obciążania umysłu.