Jak analizować wyniki apteki?

W tym artykule chciałbym się podzielić z Wami wskazówkami dotyczącymi tego, na które wskaźniki ekonomiczne warto patrzeć, aby ocenić, czy apteka rozwija się dobrze i czy nasze działania oraz zmiany, które wdrażamy, są skuteczne.

Aby rozwijać się i osiągać sukces w zarządzaniu apteką, ważne jest poszukiwanie metod na możliwie najlepsze zaspokojenie potrzeb pacjentów. Takie podejście, w którego centrum znajdują się potrzeby klientów (pacjentów), nazywa się marketingiem. Wiele lat temu opisaliśmy je wraz z profesorami Małgorzatą Michalik i Henrykiem Mrukiem w książce „Marketingowe zarządzanie apteką”. Efektem wszelkich zabiegów, które wdrażają właściciele i personel tysięcy aptek w Polsce, są wyniki – liczby. Które z nich są kluczowe w prowadzeniu rentownej apteki? Sprawdźcie poniżej.

Dwa kluczowe wskaźniki do analizy
Prowadzenie apteki to bardzo złożona i czasochłonna czynność. Należy w związku z tym regularnie automatyzować procesy i eliminować te, które są zbędne. Z tego powodu zachęcam do comiesięcznego analizowania dwóch kluczowych liczb:

1. wartości obrotu apteki netto,
2. procentu marży,

Powyższe dane, bez potrzeby analizy innych liczb, dają nam sporo informacji. Zawsze kluczowe jest weryfikowanie tych dwóch parametrów w ujęciu miesiąc do miesiąca i rok do roku. Zachęcam wszystkich zarządzających aptekami do regularnego notowania tych wyników, np. w arkuszu kalkulacyjnym Excel, Open Office lub Google Docs. Poniżej prezentuję przykładowe dane gromadzone w ten sposób:

Co można wyczytać z tak skonstruowanej tabeli? Moje przykładowe wnioski:

1. Obrót rośnie rok do roku w każdym miesiącu – dobrze!
2. W ostatnim miesiącu wzrósł o ponad 10% – bardzo dobrze!
3. Procent marży w pierwszych miesiącach roku był nieco niższy niż rok temu – tu trochę gorzej.
4. Na szczęście w kwietniu trend został odwrócony i marża procentowa jest lepsza rok do roku – bardzo dobrze!

Gdybym miał podjąć jakieś decyzje co do prowadzenia apteki, to skupiłbym się bardziej na zadbaniu o stabilność marży procentowej rok do roku. Wpływa na to jakość zakupów (tu można poświęcić nieco więcej czasu na dobre kupowanie), rodzaj sprzedawanych produktów (może warto polecać pacjentom więcej wysokomarżowych produktów, np. marki aptecznej dostarczanej przez hurtownię, lub wybierać w kategoriach produkty kupione z wyższymi rabatami).

Czy +10% to dobrze, czy źle?

Warto pamiętać, że pracujemy na rynku, którym rządzi tzw. sezon. Widać to najlepiej w porównaniu sierpnia z wrześniem lub czerwca z lipcem. Trudno się spodziewać takich samych obrotów w różnych miesiącach. Z tego powodu rekomenduję skupienie się na analizie porównawczej wyników rok do roku. Model zachowania pacjentów i lekarzy jest zwykle typowy w danym miesiącu, co powoduje, że najbardziej właściwe w naszej branży jest właśnie takie spojrzenie w dłuższej – rocznej – perspektywie.

Przykład apteki z tabeli pokazuje, że obrót wzrósł o 10,8% rok do roku w kwietniu. Pytanie, jak interpretować ten wynik. Oczywiście cieszyć się, gdy jest dodatni. Warto jednak monitorować również publicznie dostępne informacje o tym, jak rozwijał się cały rynek farmaceutyczny w Polsce. Raporty takie publikowane są co miesiąc w czołowych portalach branżowych. Odniesienie wyników własnej apteki do danych o całości rynku sprzedaży aptecznej pozwala na dobre porównanie. Jeżeli dowiemy się, że w kwietniu w całej Polsce rynek wzrósł o 5%, a u nas o ponad 10%, to znaczy, że jesteśmy lepsi od innych. Jeżeli jednak wzrósł o 15%, a u nas tylko o 10,8%, nie będziemy wtedy aż tak zadowoleni ze wzrostu, gdyż inni lepiej wykorzystali szansę rynkową. Jest to oczywiście pewne uogólnienie, ponieważ trzeba wziąć poprawkę na lokalizację apteki (np. w miejscowości turystycznej większy wpływ na wzrost ma pogoda niż rynek krajowy), ale co do zasady daje to nam porównanie do „innych”. Reasumując, zachęcam do takiego spojrzenia: monitorowania swojego obrotu i marży oraz porównywania zmiany rok do roku do trendów na całym rynku.

Apteka żyje z kwoty marży, a nie z procentu

Jeżeli monitorujemy wartość obrotu i procent marży, to łatwo możemy wyliczyć wynikowy parametr, jakim jest wartość marży netto. To najważniejszy parametr, który pozwoli Wam pilnować zyskowności i zapobiec kłopotom finansowym apteki.

Każda apteka ma określone koszty działania. W większości są to koszty stałe takie jak: czynsz, opłaty, wynagrodzenia personelu oraz abonamenty za usługi zewnętrzne. Warto poprosić księgowość o podsumowanie tych kosztów w kwocie netto (faktury) oraz całościowego kosztu personelu w kwocie brutto. W ten sposób będziemy przynajmniej orientacyjnie wiedzieli, jaki jest miesięczny koszt powadzenia apteki. Można to oczywiście również aktualizować co miesiąc na podstawie realnych danych, ale nie zawsze jest na to czas. Dlaczego warto gromadzić informacje o kosztach miesięcznych? Mając w jednym arkuszu wartość marży, wiemy, ile mamy w danym momencie pieniędzy na pokrycie kosztów. Gdy od nich odejmiemy realne miesięczne koszty, to to, co zostanie, będzie zyskiem lub stratą apteki w danym miesiącu. Ten element należy stale monitorować, aby wiedzieć, ile naprawdę zarabiamy na naszym biznesie. Jest to szczególnie ważne dla aptek w trudnej sytuacji finansowej. Porównanie bieżących kosztów danego miesiąca z masą marży pokazuje im, czy istnieje strata czy zysk w danym okresie. Liczmy pieniądze, a nie procenty!

Ciekawe wskaźniki dodatkowe

Zachęcałem do monitorowania dwóch liczb, ponieważ z doświadczenia wiem, że gdy raport jest zbyt obszerny, to nie ma czasu, aby oglądać go nawet raz na miesiąc. Jeżeli jednak jesteście zainteresowani dokładniejszą analizą apteki, którą można robić raz na kwartał lub raz na pół roku, to chętnie podzielę się z Wami wskaźnikami, które dodatkowo analizuję, aby poznać sytuację apteki.

Wartość magazynu w cenach zakupu

To przydatny wskaźnik pokazujący nam, ile zamrożonych pieniędzy mamy w aptece w danym momencie. Śledząc go rok do roku lub miesiąc do miesiąca, widzimy również zmiany i możemy reagować.

Rotacja magazynu w dniach

Obliczam ją według wzoru: wartość magazynu w cenach zakupu na ostatni dzień danego miesiąca ÷ (sprzedaż apteki w danym miesiącu w cenach zakupu ÷ 30). Taki wskaźnik lepiej obrazuje jakość magazynu – pokazuje, na ile dni sprzedaży wystarczy. Warto obserwować ten parametr również w ujęciu miesiąc do miesiąca i rok do roku. Generalnie można stwierdzić, że przy 30-dniowym terminie płatności, zapas powyżej 30 dni to magazyn, za który właściciele już zapłacili i zamrozili swoje pieniądze. Każda dobra apteka ma magazyn na 50–70 dni. Warto jednak analizować zmiany tego wskaźnika, aby zabezpieczyć środki na płatności oraz uniknąć wzrostu magazynu, który utrudni pracę apteki (np. zablokuje miejsce na zapleczu, co często się zdarza w sierpniu).

Liczba pacjentów

Wielu aptekarzy bada ten parametr. Osobiście nie zachęcam do tego, ponieważ zmienność liczby pacjentów (czyli de facto wystawionych paragonów) ściśle zależy od zmian regulacji prawnych (np. możliwe limity produktów wydawanych na receptach) czy różnych transakcji jednorazowych. Jeżeli jednak chcielibyście go badać, wówczas od razu warto dodać analizę średniego tzw. koszyka zakupowego, która jest ilorazem wartości obrotu w cenach sprzedaży brutto oraz liczby pacjentów. Monitorowanie tego parametru, np. w podziale na personel, doskonale pokazuje jakość obsługi. Osoba z większym koszykiem zwykle lepiej dba o pacjenta, np. dopilnowuje, czy otrzymał wszystkie leki z recepty bądź rekomenduje merytorycznie użyteczne produkty uzupełniające terapię. Prawie zawsze największe „koszyki” mają właścicielki aptek, które są magistrami farmacji. Co ciekawe, zwykle również to do nich w aptece ustawia się kolejka, co pokazuje, że tak naprawdę większe zakupy pacjentów są najczęściej wynikiem uświadomienia im istnienia wysokiej jakości produktu i polecenia go dla zdrowia i dobrego samopoczucia.

Udział procentu sprzedaży odręcznej w obrocie

Leki OTC, suplementy diety, żywność medyczna czy kosmetyki to wysokiej jakości produkty pomagające pacjentom żyć lepiej i dbać o zdrowie. To na nich marża jest najwyższa (średnio 30%, dla porównania leki refundowane dostarczają średnio poniżej 20%!). Monitorowanie procentowego udziału sprzedaży odręcznej jest moim ulubionym wskaźnikiem sprawdzającym, czy apteka wykorzystuje szansę na poprawę marży. Udział obliczamy poprzez podzielenie w danym miesiącu wartości sprzedaży netto produktów odręcznych przez całą sprzedaż apteki netto. Wynik pomnożony razy 100% pokaże nam procentowy udział sprzedaży odręcznej. Im wyższy, tym lepiej. Jak rośnie rok do roku, to jeszcze lepiej! Ostatnio analizowałem jedną z aptek, z którą współpracuję. Ustaliliśmy z zespołem, że zamówimy więcej produktów OTC w dużych opakowaniach i zespół apteki będzie po prostu informował o tym, iż dany produkt ma duże opakowanie wraz z podaniem korzyści procentowej z zakupu. Sprawa tu jest prosta – nie poszukujemy nowych pacjentów, pomagamy stałym użytkownikom danego leku OTC lub suplementu diety leczyć się taniej. Pacjenci byli zachwyceni, słysząc, że mogą zaoszczędzić, a po miesiącu zobaczyliśmy zmianę udziału sprzedaży odręcznej w strukturze sprzedaży. Właścicielka odnotowała większy zysk.

Pomocne narzędzie

Często jestem pytany przez apteki o gotowe narzędzie do wpisywania wyników apteki. Przygotowałem arkusz kalkulacyjny, do którego możecie wpisywać dane swojej apteki. Arkusz automatycznie oblicza wskaźniki, które omawialiśmy powyżej. Zachęcam do korzystania z arkusza lub stworzenia własnego na jego podstawie. Jest on dostępny tutaj.

Życzę Państwu, aby obroty i marże, które obserwujecie, rosły rok do roku i miesiąc do miesiąca, co będzie dowodem, że doskonale spełniacie potrzeby Waszych pacjentów!