Przegląd tygodnia

Farmaceuta wykonuje codziennie szereg obowiązków. W większości aptek ich wypełnianie przypomina bezładny strumień, w którym wszystkie zadania mają jednakową wagę i priorytet. Tylko ułamek kierowników aptek podsumowuje miniony tydzień aptecznej pracy i planuje kolejny, wykonując przegląd tygodnia. Tymczasem takie działania to serce systemu produktywności w wielu przedsiębiorstwach.

Ważne a pilne obowiązki w aptece

W przeciętnym tygodniu pracy apteki sporo się dzieje. Poszczególne zadania, z którymi mierzy się farmaceuta, można podzielić na dwie grupy – sprawy ważne i pilne. Do obowiązków pilnych należy z pewnością wprowadzanie faktur, rozliczanie utargu z poprzedniego dnia, retaksacja recept, zamówienie towaru czy raportowanie ZSMOPL. Do spraw ważnych z kolei można zaliczyć utrzymywanie pozytywnej atmosfery za pierwszym stołem, budowanie dobrej kultury organizacyjnej apteki, edukacja i rozwój personelu, trening umiejętności miękkich. Część osób czytających ten akapit może się oburzyć tym, że kwintesencję zawodu farmaceuty, czyli retaksację recept, nie potraktowałem jako ważny, lecz pilny obowiązek. Prawda jest jednak taka, że bez sprawnie zarządzanej apteki przynoszącej zyski nie jest możliwe wykonywanie tych codziennych czynności operacyjnych. I w tym tkwi sedno problemu, że jako farmaceuci mylnie interpretujemy ważność i pilność zadań. Wykonujemy w ten sposób tak zwaną bieżączkę, pozostawiając sobie bardzo mało czasu na zadania ważne.

Żeby nadać odpowiedni priorytet codziennym czynnościom w aptece, warto wykorzystać w tym celu macierz Eisenhowera. Dzięki niej uda się nam podzielić je na cztery grupy:

• pilne i ważne;
• pilne i nieważne;
• niepilne i nieważne;
• niepilne i ważne.

Bez względu na to, jakie zadania przyporządkujemy do każdej z tych grup, to podstawowa zasada produktywnej apteki polega na tym, by pracować nad zadaniami ważnymi, zanim jeszcze staną się pilne (czyli będą to zadania ważne, ale niepilne). Dopiero w następnej kolejności powinniśmy zająć się zadaniami ważnymi i pilnymi, potem nieważnymi i pilnymi. Na zadania niepilne i nieważne powinniśmy przeznaczać jak najmniej czasu albo wcale. Tylko tak podchodząc do codziennych obowiązków, złapiemy oddech, a kolejny tydzień nie będzie przypominał gaszenia pożarów, jak to ma miejsce zazwyczaj.

Czym jest przegląd tygodniowy?

Przegląd tygodniowy powinien służyć farmaceucie przede wszystkim do tego, by sprawdzić, czy pracuje nad zadaniami z właściwymi priorytetami. Aby móc przystąpić do przeglądu tygodnia, należy zacząć zapisywać wszystkie zadania do zrobienia w zaufanym systemie. Może to być zwykła kartka papieru, notes, kalendarz, lista to-do, aplikacja. Bez względu na to jak błahe i proste jest to zadanie, powinno zostać utrwalone w formie pisemnej – szkolenie z przedstawicielem, akcja promująca zdrowie w aptece, przygotowanie przeterminowanych leków do utylizacji, przegląd lekowy z pacjentem. Zadania, które są do siebie zbliżone, warto po- grupować w projekty. Na przykład projekt „Krótkie daty” będzie obejmował takie zadania jak: przegląd szuflad na ekspedycji, przygotowanie listy towarów z półroczną datą ważności, przygotowanie kul przykasowych, przegląd sprzedaży produktów z krótką datą itd. Przegląd tygodnia powinien składać się z kilku kroków.

• Sprzątanie miejsca pracy. Przed przystąpieniem do przeglądu warto posprzątać swoje biurko – tak, by został na nim tylko monitor, myszka i coś do pisania. Wszystkie inne przed- mioty – zakreślacze, podbite faktury, opakowania leków powinny znaleźć się na swoim miejscu, by nie zaburzały porządku na biurku. Ja na tym etapie przenoszę wszystkie faktury, korekty, przesunięcia i zapotrzebowania, które zebrałem w ciągu ostatniego tygodnia, z kolorowych tacek do segregatorów.
• Rozliczenie się z samym sobą. Ja zaczynam przegląd tygodnia, od tego, co zaplanowałem sobie poprzednio i co z tego udało mi się wykonać. Takie przejście przez wykonane dotychczas zadania dodaje otuchy. Często wydaje nam się, że czas uciekł nam między palcami, a tak naprawdę zapomnieliśmy o tuzinie spraw, które popchnęliśmy do przodu. Sprawdzam wtedy także wyniki finansowe apteki, listę leków deficytowych, które udało mi się zamówić, i przeglądam stany magazynowe towarów pakietowych.
• Wyczyszczenie skrzynek z przychodzącymi zadaniami. W ciągu tygodnia będą pojawiać się kolejne zadania, które przyjdzie nam wykonać w niedalekiej przyszłości. Powinny one być zapisywane w Inboksie – skrzynce, która będzie jeszcze nieuporządkowanym zbiorem zadań. Pierwszym etapem będzie opróżnienie tej skrzynki – czyli przydzielenie zadania do konkretnego projektu i nadanie mu kształtu. Skrzynką Inbox będzie nie tylko lista zadań, ale również korespondencja, która przychodzi do apteki, luźne notatki na żółtych karteczkach, których zawsze sporo w polskich aptekach.
• Przejście po wszystkich zadaniach. Teraz przychodzi czas na przegląd wszystkich zadań, z którymi przyjdzie nam się zmierzyć w kolejnym tygodniu. Warto w tym miejscu patrzeć na każde zadanie w świetle macierzy Eisenhowera. W pierwszej kolejności należy więc usunąć zadania, które są nieważne i niepilne. Warto również krytycznie przyjrzeć się zadaniom, które z jakichś powodów odwlekamy od kilku tygodni. Jeśli długo zalegają w naszej skrzynce, to może to znak, że nie są już dla nas tak istotne? Pojawiają się również takie zadania, które warto wykonać, ale w perspektywie długoterminowej. W aptece może to być np. mycie okien czy przemeblowanie w ekspedycji. Są to co prawda zadania nieważne i niepilne w tym momencie, ale kiedyś przyjdzie nam je wykonać. Takie zadania warto umieścić na  liście „Kiedyś”. Często pojawiającym się problemem farmaceutów jest delegowanie zadań. Mamy bowiem przekonanie, że jesteśmy najlepszą osobą do tego, by załatwić daną sprawę. Tymczasem warto analizować każde zadanie z listy również w ten sposób, by móc je delegować innej osobie. Kierownik apteki nie musi przecież pilnować dyżurów aptek w okolicy czy temperatury w lodówkach. Takie obowiązki warto zlecić innym i umieścić je na liście „Delegowane”, by móc później kontrolować ich wykonanie przez naszych podwładnych.
• Wybranie najważniejszych zadań do zrobienia. To kluczowy moment w przeglądzie tygodnia. Na liście może po- jawić się do zrobienia nawet 100 różnych zadań. W tym miejscu powinniśmy wybrać maksymalnie trzy najważniejsze zadania na dany dzień tygodnia. W metodologii Getting Things Done zadania te nazywane są Most Important Tasks (MIT). Powinny one należeć do zadań ważnych i niepilnych albo ważnych i pilnych. To tymi zadaniami będziemy zajmować się w pierwszej kolejności, a po uporaniu się z nimi będziemy mogli przejść do mniej ważnych.
• Przejrzenie zadań wydelegowanych. To czas na to, by skontrolować zadania, które zleciliśmy innym. Warto raz w tygodniu rozliczyć podwładnych z nałożonych na nich obowiązków.
• Przejrzenie listy „Kiedyś”. Raz w tygodniu warto zajrzeć do listy zadań, które planujemy wykonać w nieokreślonej przyszłości. Może akurat przyszedł ten czas, kiedy warto im nadać konkretną datę lub zlecić je komuś innemu.

Kiedy wykonywać przegląd tygodnia?

Przegląd tygodnia powinien być wykonywany raz w tygodniu. To, kiedy zostanie on wykonany, zależy od osobistych upodobań. Ja wykonuję go w piątek lub sobotę, w zależności od tego, kiedy kończę tydzień pracy w aptece. Znam jednak ludzi, którzy wykonują przegląd w poniedziałek rano, by móc z przytupem i jasnym celem rozpocząć tydzień.

Jakich narzędzi używać do przeglądu tygodnia?

Planowanie tygodnia pracy w aptece możesz wykonać na wiele różnych sposobów. Ważna jest sama idea, a narzędzie będzie wtórne. Liczy się również to, by poszczególne zadania i projekty były przechowywane w jednym miejscu. Może to być notatnik, kalendarz lub segregator. Osobiście jestem entuzjastą upraszczania sobie życia za pomocą technologii, dlatego do planowania korzystam z aplikacji. Do najbar- dziej znanych aplikacji zgodnych z metodologią GTD (Getting Things Done) należy polskie Nozbe, Todoist, Things albo Microsoft To Do. By lepiej zrozumieć ideę planowania i podsumowania tygodnia zachęcam do lektury „Getting Things Done, czyli sztuka bez- stresowej efektywności” Davida Allena albo znacznie uproszczonej i przystępnej „Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności” – Leo Babauty.

Tekst opublikowany w numerze 6/2019 czasopisma Recepta