Automatyzacja w pracy farmaceuty

W minionym roku cyfrowa rewolucja w aptekach znacząco zwiększyła liczbę obowiązków przypadających na statystycznego farmaceutę. Niestety, temu wzrostowi nie towarzyszyła dodatkowa rekrutacja. W artykule podpowiadamy, jak mądrze automatyzować procesy w aptece, by zyskać dodatkowy czas na najważniejsze zadania.

Rok 2019 w polskich aptekach upłynął pod znakiem kluczowych zmian w funkcjonowaniu. Polskiemu farmaceucie przybyło sporo formalnych obowiązków, z których najważniejszym jest konieczność raportowania braków i obrotów do Zintegrowanego Systemu Monitorowania Produktu Leczniczego (ZSMOPL). Minęły też już czasy, gdy wszystkie leki można zamówić “jednym modemem”. Już od wielu lat obserwujemy dywersyfikację łańcucha dostaw wielu leków o kategorii dostępności Rx. Wielu producentów zdecydowało się na sprzedaż bezpośrednią, co w konsekwencji wymusiło na farmaceutach konieczność wysyłania zamówień drogą mailową już za pomocą specjalnych serwisów internetowych. Dlatego też farmaceuta większość czasu poświęca obecnie na prace biurowe związane z zapewnieniem dostępności produktów leczniczych, przesyłaniem raportów do Ministerstwa Zdrowia, retaksacją recept i obsługą skrzynki mailowej. Wielu aptekarzy narzeka z tego powodu, tęskniąc za czasami, kiedy maksimum uwagi poświęcano pacjentowi i jego problemom. Słowa, że „kiedyś było więcej czasu” uważam jednak za dysfunkcyjne przekonanie. Obecnie bowiem dysponujemy wieloma świetnymi narzędziami, które pozwalają zautomatyzować większość czynności biurowych tak, by nie zaprzątały naszej uwagi.

Ty decydujesz: odpisz – odłóż – deleguj

Jeszcze kilkanaście lat temu niemal w każdej polskiej aptece spotkać można było faks. Dziś to leciwe urządzenie zo-stało zupełnie wyparte przez komunikację mailową. Niestety, powszechność używania skrzynki mailowej sprawiła, że przestano ją traktować wyłącznie jako narzędzie do przechowywania i wysyłania wiadomości. Wielu pracowników biurowych (w tym również farmaceutów) traktuje firmowy mail jak terminarz lub listę zadań. W ten sposób codzienna praca farmaceuty – kiedyś planowana z odpowiednim zamysłem – dyktowana jest przez kolejność pojawiających się wiadomości. By zyskać nieco czasu, wystarczy jednak wyznaczyć sobie dwie pory w ciągu dnia i wtedy „hurtem” rozprawiać się z nieprzeczytanymi wiadomościami. W tym czasie warto każdą wiadomość rozpatrywać w kategoriach: ODPISZ – ODŁÓŻ – DELEGUJ. Jeśli odpisanie na wiadomość zajmie nam dwie minuty, napiszmy ją od razu. Jeśli będzie wymagało więcej czasu i sporo uwagi – warto się zastanowić, czy na pewno zadanie, które się za tym kryje, musi być wykonane przez nas osobiście, czy może powinno być delegowane do innego pracownika. Jeśli jednak przypiszemy sobie do wykonania określone zadanie, warto zastanowić się, czy najlepiej je wykonać zaraz, czy lepiej odłożyć na dogodniejszą porę. Dzięki takiemu działaniu możemy zyskać dużo czasu, który większość kierowników aptek niepotrzebnie poświęca na kompulsywne odświeżanie skrzynki mailowej i wykonywanie kolejnych zadań ukrytych w mailowych wiadomościach.

Wysyłaj wtedy, kiedy chcesz

Należy pamiętać, że skrzynka mailowa nie jest wrogiem farmaceutów. U większości hurtowników sprawę braku faktur czy błędnej serii produktu leczniczego na dokumencie można załatwić za pomocą jednej wiadomości mailowej. Wielu z nas traci jednak czas na łączenie się z infolinią, przełączanie pomiędzy różnymi działami, podawanie numerów kontrahenta i niepotrzebne rozmowy.

Bardzo pomocnym narzędziem jest również tworzenie harmonogramu wysyłanych maili. Większość zamówień bezpośrednich za pomocą maili załatwiamy przecież w sposób cykliczny. Zamiast co tydzień lub dwa zaprzątać sobie głowę tym, że należy zamówić lek X i pisać w tym celu wiadomość, wystarczy „zakolejkować” raz napisaną wiadomość z wszelkimi niezbędnymi danymi, a wtedy program pocztowy złoży za nas zamówienie u producenta.

Pokochaj skróty

Nie wszystkie wiadomości da się jednak wysyłać cyklicznie. Zdarza się przecież, że wysyłamy do jednego adresata regularnie jakieś wiadomości, ale o różnej treści. Mimo to treść maila zawiera sformułowania, które będą się powtarzać niemal w każdej wiadomości – przywitania, formy grzecznościowe, nasz podpis. Wszystkie te powtarzające się słowa można sprowadzić do prostych skrótów klawiaturowych za pomocą aplikacji TextExpander. Jeżeli więc za każdym razem wystukujemy na klawiaturze – „Dzień dobry, proszę o realizację przez hurtownię XYZ zamówienia poniższych leków”, możemy za pomocą aplikacji przypisać to zdanie do konkretnego skrótu klawiaturowego. Dzięki temu zamiast 10-150 znaków napiszemy raptem 2. Pisanie za pomocą skrótów klawiaturowych tylko z pozoru wydaje się karkołomnym zadaniem. TextExpander analizuje nasze poprzednie wiadomości pod kątem powtarzających się sformułowań i sam podpowiada konkretne skróty. Jeśli raz polubimy się z tą aplikacją, zaręczam, że będzie to związek na długie lata, przynoszący nam sporo wolnego czasu, który normalnie przeznaczylibyśmy na wykonywanie tych samych czynności.

Excel zamiast książkowej ewidencji

Jestem wielkim fanem odręcznego zapisywania wielu rzeczy. Przez lata prowadziłem odręcznie kalendarz, listę rzeczy do zrobienia notowałem na małej, żółtej karteczce “sticky notes” i szydziłem z życzeń wysyłanych SMS-sem. Kiedy zacząłem się interesować produktywnością zauważyłem, że pisanie na klawiaturze zajmuje znacznie mniej czasu, ale jednocześnie „słabiej” zapada w pamięć. Zastanawiałem się więc, jak pisać szybciej, nie tracąc jednak przy tym uwagi. Z czasem zrozumiałem, że odręcznie mogę zapisywać rzeczy dla mnie ważne, a powtarzalne i mało znaczące informacje mogę digitalizować. W mojej cyfrowej rewolucji na pierwszy ogień wziąłem apteczne ewidencje. Obecnie większość dostawców oprogramowania umożliwia prowadzenie księgi rozchodów i przychodów leków narkotycznych czy ewidencji pracowników w formie elektronicznej. Również nowoczesne urządzenia chłodzące mają funkcję monitorowania i zapisywania pomiarów temperatury. Mimo to warto zasięgnąć opinii Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego, gdyż istnieją duże rozbieżności co do interpretacji przepisów w tym temacie.

Receptura – gdzie tradycja spotyka się z nowoczesnością

Usprawnień można szukać również w aptecznej recepturze. Jak dla większości farmaceutów, izba recepturowa była i jest dla mnie świątynią i miejscem magicznym. Niestety, o ile uwielbiam uważnie sporządzać leki recepturowe, o tyle wypełnianie i klejenie klejem szkolnym recepturowych sygnaturek potrafi śnić mi się po nocach. Świetnym sposobem na szybkie przygotowanie sygnatury leku recepturowego jest wydrukowanie gotowej sygnatury po wycenie leku w systemie aptecznym. Dzięki temu nie musimy oddzielnie zaopatrywać opakowania leku w oddzielne piktogramy i oznaczenia „Trucizna” czy „Przechowywać w lodówce”. Wszystkie te informacje możemy umieścić na sygnaturze.

Odpisy wchodzą na wyższy poziom

W dobie recepty elektronicznej odpisy zaczynają tracić na znaczeniu. Mimo cyfrowej rewolucji w aptekach, recepty w formie papierowej nadal są honorowane i realizowane. Nic nie stoi na przeszkodzie, by wydając odpisy, drukować je na drukarce fiskalnej, co znacznie ułatwi obsługę pacjenta. Nie jest to jednak takie oczywiste, bo istnieją apteki, w których nadal wypisuje się odpisy... odręcznie.

Apteki są obecnie częścią prawdziwej cyfrowej rewolucji. Dyrektywa antyfałszywkowa narzucająca konieczność serializacji środków leczniczych oraz wprowadzenie e-recepty sprawiły, że farmaceuta ma dużo dodatkowej pracy. Chcąc uporać się z nowymi obowiązkami, warto wykorzystać nowe technologie w aptece, by jeszcze bardziej usprawnić jej funkcjonowanie. Czas zaoszczędzony dzięki automatyzacji kolejnych procesów jest na wagę złota i można go przeznaczyć na czynności najważniejsze – czyli związane z obsługą pacjenta.