Automatyzacja pracy apteki: korzyści z wymiany danych

Od kilku lat niemal każda rozmowa z kierownictwem lub właścicielami/właścicielkami aptek dotyka problemu braku personelu. Gospodarka rośnie, rynek farmaceutyczny również i zapotrzebowanie na profesjonalistów, jakimi są magistrowie i technicy farmacji, jest większe niż ich dostępność na rynku pracy. Jednym z rozwiązań jest automatyzacja pracy, czyli przekazywanie wybranych zadań, które dotychczas robili ludzie, „w ręce” automatów lub systemów IT.

To dzieje się w aptekach od wielu lat, ale dziś czas na prawdziwy przełom. Systemy bazujące na sztucznej inteligencji i zaawansowane algorytmy wyręczają farmaceutki i farmaceutów w kolejnych, coraz bardziej zaawansowanych zadaniach. Kluczowym obszarem, który zajmuje bardzo dużo czasu i wymaga automatyzacji, jest cały system zarządzania magazynem i zamawiania towarów. Śmiało postawię hipotezę, że ten, kto wdroży system w 100% automatyzujący zarządzanie magazynem i zakupy apteczne, wygra na rynku.

Czego potrzebujemy, aby automatyzować procesy w aptece? Co jest niezbędnym krokiem do uwolnienia dziesiątek godzin pracy, które każdy pracownik apteki chętniej poświęci na rozmowę z pacjentem, obsługę czy realizowanie płatnych usług?

Automatyczna wymiana danych

Żeby osiągnąć sukces w automatyzacji, po pierwsze trzeba doprowadzić do możliwości komunikowania się systemów między sobą. Najprostszym przykładem korzyści wynikających z wymiany danych apteki są automatyczne zamówienia promocyjne. Wyobraźmy sobie, że apteka podłączona jest do centralnego systemu programu partnerskiego. Producent leku X ma akurat tygodniową promocję, podczas której oferuje rabat o 5% większy. Organizator programu wie, że jest to niebywała okazja. Jeżeli ma podłączoną aptekę do systemu, może jednym kliknięciem wykonać analizę tej apteki, sprawdzić obecny zapas i sprzedaż oraz zamówić ten lek w promocji, np. na trzy najbliższe miesiące. Spowoduje to dodatkowy zarobek właściciela/właścicielki apteki w wysokości 5% w ciągu trzech miesięcy. Nie ma takich lokat bankowych, które w trzy miesiące dają 5%. Było to możliwe tylko dzięki połączeniu apteki z organizatorem programu partnerskiego.

Systemy opisane powyżej działają na rynku od wielu lat. Zawsze zachęcam apteki do integracji, ponieważ niezwykle przyspieszają one pracę i sprawiają, że osoba w aptece nie musi tracić czasu na ręczne analizy. Czasami jednak nadal spotykam się z tym, że ta oferta na produkt X wysyłana jest poprzez e-mali lub przekazywana telefonicznie. Wówczas osoba z apteki (kierowniczka lub właścicielka) osobiście sprawdza stan, rotację z ostatniego okresu i dokonuje zamówienia. To strata czasu. A czas kosztuje. Nie tylko dlatego, że za niego płacimy, ale również dlatego, że gdy mamy ograniczoną liczbę pracowników, to osoba zajmująca się telefonem lub mailem nie obsłuży w tym czasie pacjentów.

Zachęcam wszystkich do otwartości na automatyczną wymianę danych, podłączenie się do systemów hurtowników, producentów i organizatorów programów partnerskich lub franczyzowych. To naprawdę oszczędza wiele godzin pracy ludzkiej, a na koniec zwiększa zyski.

Wiarygodny partner

Wymiana danych wymaga zaufania. Przecież to cenne informacje o naszym biznesie i pacjentach. Firma, z którą się łączymy, powinna się uwiarygodnić. Są na to różne metody. Może to być skala firmy obrazowana liczbą klientów czy wielkością kapitału zakładowego. Mogą to być referencje udzielone przez klientów. Dla mnie najważniejsza jest jednak tradycja firmy i jej historia. Jeżeli firma działa na rynku kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt lat i nigdy nie zdarzyły się jej wycieki danych lub przekazywanie informacji poufnych niewłaściwym osobom, to można jej zaufać. To działa jak najlepsza referencja. Obserwujcie informacje rynkowe i ufajcie tym partnerom, którzy mają długą tradycję poufności i bezpieczeństwa, jak dobry bank.

Czy przekazywać dane do raportów statystycznych?

Często wymiana danych połączona jest ze zgodą na to, aby partner korzystał z nich także do raportów statystycznych. Dlaczego tak się dzieje? Takie raporty są dodatkowym źródłem dochodów, w związku z czym apteka ma niższą cenę za usługę IT i obsługę wymiany danych. To uczciwe rozwiązanie i same apteki korzystają z informacji o tym, jak rozwija się rynek w kraju i województwie czy jak sprzedają się wybrane grupy produktów. Udostępnianie takich danych do badań to niższe koszty dla apteki i dodatkowa wiedza.

Należy jednak zapoznać się z umową – dokumentami, które informują, jakie dane i w jakim celu będą pobierane z apteki. Tu też zachęcam do pełnej otwartości. Im więcej danych pobierze system IT, tym lepiej zautomatyzuje pracę. Nie warto więc ograniczać zakresu danych do wymiany, ale trzeba jasno uzgodnić możliwości ich wykorzystywania przez odbiorcę. Tutaj zwrócę uwagę na jeden ważny aspekt związany z analizą statystyczną. W branży pojawiają się czasami analizy, które dzięki danym pozwalają obserwować bardzo mały, lokalny rynek. Informują o dostępności leków, cenach i ich sprzedaży w kilku lub kilkudziesięciu okolicznych aptekach. Osobiście nie zgadzałbym się na wykorzystanie danych apteki do takich analiz. Warto ograniczyć tę możliwość i zgodzić się na wykorzystanie danych do raportów statystycznych w skali kraju lub województwa, ale nie w najbliższej okolicy. Sąsiednie apteki korzystające z raportów widzą naszą sprzedaż i ceny, a to wydaje mi się już zbyt szczegółowym ujawnianiem danych – warto to ograniczyć, proponując zmiany zapisów w umowie.

Korzyści, korzyści, korzyści…

Od wielu lat współpracuję z aptekami i z przyjemnością obserwuję, jak wiele korzyści odnoszą one z automatycznej wymiany danych. Pomijam już oczywistość, jaką obecnie jest dostęp do informacji o stanach i cenach produktów u dystrybutorów. Rozwija się obecnie rynek oprogramowania, które wyświetla ofertę apteki on-line i pacjenci mogą wygodnie zamówić leki w aptece, a następnie odebrać je, gdy zamówienie będzie gotowe. To bardzo wygodne i korzystne dla każdej strony. Żeby działało, niezbędny jest perfekcyjny system i właśnie wymiana danych.

Stany magazynowe? Każdy troszczy się o swój magazyn i martwi, gdy jakiś produkt długo się nie sprzedaje. Dzięki wymianie danych Wasz partner (dystrybutor czy organizator programu partnerskiego) będzie w stanie lepiej dopasować zamówienia lub wręcz przygotować dla Was analizy magazynu z wytycznymi dotyczącymi określonych produktów.

Zarządzanie cenami? Tu znów wymiana danych jest niezwykle pomocna. Systemy, które automatyzują ten proces, oszczędzają wiele godzin pracy, a jednocześnie dzięki dostępowi do danych dopasowują ceny do oczekiwanej marży właścicielki/właściciela apteki i sytuacji rynkowej.

Zachęcam: wymieniajcie się danymi z wiarygodnymi partnerami. Korzystajcie z ich kompetencji i zasobów IT, aby automatyzować pracę Waszych aptek. Każda uwolniona godzina personelu to skarb! Warto tego skarbu szukać. Kto go znajdzie – wygra.