Delegowanie, a nie ,,spychologia”, czyli jak skutecznie przekazywać zadania pracownikom

Pięć kroków rozmowy delegującej

Jest wiele modeli delegowania zadań. Różnią się one od siebie m.in. szczegółowością poszczególnych kroków. Ja proponuję możliwie najkrótszy, bardzo prosty i moim zdaniem w zdecydowanej większości przypadków całkowicie wystarczający sposób działania. Zwróć uwagę, że poniższe punkty nie wykraczają znacząco poza to, co opisałem powyżej. Oznacza to, że jeżeli dobrze się przygotujesz, sama rozmowa delegująca będzie prosta i przyjemna.

➊ Co? – Dokładnie przedstaw pracownikowi, jakie zadanie mu powierzasz i z czym jest ono związane. Określ, jaki ma być końcowy efekt jego działania. Bądź bardzo precyzyjny, unikaj ogólników i zwrotów, które pracownik może dowolnie zinterpretować.
➋ Kto i dlaczego? – Uzasadnij pracownikowi, dlaczego do tego konkretnego zadania wybrałeś właśnie jego. Zadbaj o to, żeby już sam powód był dla niego motywujący i żeby wiedział, że powierzenie mu tego zadania jest docenieniem jego umiejętności i doświadczenia.
➌ Jak? – Powiedz pracownikowi, jak Ty widzisz przebieg procesu realizacji zadania (kroki milowe) i w jakich kwestiach musi się konsultować z Tobą. Jeżeli masz pewność, że nie musisz czuwać nad sposobem i przebiegiem realizacji zadania, ponownie i wyraźnie zakomunikuj, jaki ma być końcowy efekt.
➍ Kiedy? – Powiedz, do kiedy zadanie ma być zrealizowane. Jeżeli podzieliłeś je na etapy, określ dokładnie, w jakich terminach oczekujesz realizacji każdego z nich. Wyraźnie zaznacz, że brak realizacji poszczególnych etapów będzie skutkował brakiem możliwości realizacji kolejnych, a to przełoży się na brak możliwości wykonania całego zadania, za które pracownik bierze odpowiedzialność.
➎ Sprawdź gotowość – Zapytaj pracownika, czy wszystko jest dla niego jasne i czy jest gotowy do realizacji zadania. Sprawdź, czy potrzebuje w jakichś kwestiach Twojej pomocy. Upewnij go, że w razie potrzeby jesteś do jego dyspozycji.

Przykład zastosowania powyższych kroków delegowania zadania:

Załóżmy, że duża liczba pacjentów zwraca uwagę, że w Twojej aptece ceny produktów marki X są zbyt wysokie. Zakładamy, że jest to dla Ciebie ważny asortyment i zależy Ci, żeby ceny były konkurencyjne, więc podejmujesz decyzję o ich obniżeniu. Chcesz jednak dokładnie sprawdzić, jaki poziom cen będzie optymalny. Jak może przebiegać rozmowa delegująca takie zadanie pracownikowi?

➊ Co?
W ostatnim czasie mam wiele sygnałów od pacjentów i personelu, że ceny produktów marki X są w naszej aptece zbyt wysokie. Tylko w tym tygodniu osobiście zwróciło mi na to uwagę czworo pacjentów. Wiem, że pozostały personel również słyszał takie uwagi. To ważny dla nas asortyment i taka sytuacja ma negatywny wpływ na wizerunek naszej apteki. To z kolei może wpłynąć na odejście tych pacjentów do konkurencji. W związku z tym chcę zoptymalizować ceny tych produktów. Najczęściej wskazywaną przez pacjentów apteką jest apteka X. Chcę, żeby nasze ceny były o ok. 5% niższe niż u nich lub, jeżeli nasze ceny zakupu to uniemożliwią, na takim samym poziomie.

➋ Kto i dlaczego?
Wybrałem Ciebie do tego zadania, ponieważ zawsze zwracasz dużą uwagę na to, żeby pacjenci mieli u nas możliwie najlepszą ofertę. Pilnujesz również tego, żeby ceny były uporządkowane i informujesz, jeżeli znajdujesz jakieś błędy. To sprawia, że mam do Ciebie duże zaufanie i uważam, że najlepiej zrealizujesz to zadanie. A jak już wiesz, to dla nas bardzo istotna sprawa.

➌ Jak?
Jak widzę przebieg tego zadania. Po pierwsze, sprawdźmy, czy na pewno niskie ceny dotyczą apteki, o której wspominają pacjenci. Po drugie upewnijmy się, że nie była to sytuacja jednorazowa, np. tygodniowa promocja. Sposób sprawdzenia cen pozostawiam Tobie. Ustalenie nowych cen dla naszej apteki to również Twoje zadanie i do Ciebie należy decyzja, na jakim poziomie je ustawisz. Informuj mnie jedynie w sytuacji, w której proponowana przez Ciebie cena będzie poniżej naszej ceny zakupu. Wówczas wspólnie zastanowimy się, co zrobić.

➍ Kiedy ?
Nowe ceny muszą się pojawić na półkach w naszej aptece do końca przyszłego tygodnia, czyli… (podaj konkretną datę).

➎ Sprawdź gotowość
Czy jesteś gotowy podjąć się tego zadania? Czy wszystko jest dla Ciebie jasne? Czego potrzebujesz ode mnie, żeby zająć się tym tematem i zrealizować go na czas?

Pamiętaj, że powyższa rozmowa nie może być Twoim monologiem. Uwzględniłem w niej niezbędne elementy, które muszą się pojawić z Twojej strony. Dzięki temu możesz mieć pewność, że pracownik nie potraktuje delegowanego zadania, jak „spychologii” i zwalania na niego Twoich obowiązków. Angażuj pracownika w rozmowę, upewniaj się, że wie, o co Ci chodzi, dyskutuj z nim i proś o jego opinię. Pamiętaj również, że powyższe działanie jest ważne dla apteki i pracownik musi się czuć doceniony tym, że mu je powierzasz. Zyskasz nie tylko jego zaangażowanie, ale również podniesiesz jego motywację. Z całą pewnością zgodni jesteśmy w tym, że nie masz w aptece cenniejszych zasobów niż zmotywowany pracownik o wysokich umiejętnościach.