Farmaceuta i mail mogą się lubić

Po trzecie – zanim wyślesz maila, zastanów się, czy wszystko w nim zawarłeś

Stosowanie tej zasady jest kluczowe, ponieważ w przeciwnym razie, w celu załatwienia jednej prostej sprawy wymienisz z adresatem 10 różnych wiadomości i stracisz odpowiednio więcej czasu.
Zanim wyślesz maila, zastanów się:
czy dodałeś wszystkich adresatów wiadomości – zarówno w polu adresu, do wiadomości i ukrytej kopii;
czy podałeś jak najwięcej konkretnych informacji – liczb, terminów, numerów faktur, NIP, REGON-ów itd.

Wszystko sprowadza się do tego, by „drugiej stronie” maksymalnie ułatwić pracę – im więcej niezbędnych danych przekażesz, tym prawdopodobieństwo jałowej wymiany zdań spadnie.
Przykładowo: jeśli mam do rozwiązania jakiś problem z „drugą stroną”, często, by szybko zakończyć daną sprawę, od razu proponuję najbardziej optymalne rozwiązanie. Dzięki temu odhaczam kolejne zadanie, nie odczytuję kolejnych wiadomości i mam więcej czasu.

Po czwarte – wykorzystuj skróty klawiszowe

Nie rozumiem, dlaczego z jednej strony bez większego zastanowienia stosujemy na najpopularniejszym oprogramowaniu aptecznym skróty Ctrl+F10 czy F2+F3+F4, podczas gdy skrzynkę mailową obsługujemy myszką. Wydaje Ci się, że nie zapamiętasz wszystkich skrótów i obsługa ich nie jest intuicyjna? Znajdź w menu kontekstowym „Pomoc”, a tam listę skrótów klawiszowych, które wspierają klientów poczty i przekonasz się, że są one o wiele prostsze od tych „aptecznych”, których chcąc nie chcąc, musiałeś się nauczyć.

Po piąte – jesteś na urlopie, ustaw autoresponder

Nie ma nic gorszego niż zakłócanie zasłużonego wypoczynku ciągłymi

telefonami. Szkoda czasu na osobne odpowiadanie na każdego maila, który otrzymamy w czasie urlopu – przecież po powrocie i tak trzeba będzie przejrzeć zaległe wiadomości. Dlatego warto ustawić autoresponder, a w telefonie włączyć tryb samolotowy i wykorzystywać go tylko do uchwycenia najlepszych chwil podczas wypoczynku.

Po szóste – odpowiadaj na maile – zawsze!

I nie chodzi tu wyłącznie o szacunek do nadawcy wiadomości czy rzetelności Twojej pracy, ale o oszczędność czasu. W sytuacji, gdy zignorujesz jedną czy drugą wiadomość, za kilka godzin albo następnego dnia będziesz musiał odczytać kolejnych pięć, a także odbierzesz kilka telefonów ponaglających. To kolejny przykład bezproduktywnej, zbytecznej pracy, która nic nie wnosi do Twojego życia. Dlatego nawet wtedy, gdy nie mam czasu na wykonanie zadania z maila, albo na sensowną odpowiedź, odpisuję krótko: „Potwierdzam odczytanie maila” albo „Odpiszę jutro po 12.00”. Dzięki temu nie stresuję się i wychodzę z pracy uśmiechnięty.

Po siódme – korzystaj z wtyczek

Wtyczki to prawdziwy skarb. Jest ich całe mnóstwo. Są mniej lub bardziej użyteczne, ale jeśli je odpowiednio dobierzesz i właściwie wykorzystasz, to podkręcą Twoją skuteczność do granic możliwości. Na opisywanie wszystkich sensownych nie starczyłoby miejsca, wybrałem więc jedną, która naprawdę odmieniła moją apteczną codzienność. Mowa o Mailtrack, dzięki której możemy się dowiedzieć, czy i kiedy adresat maila odczytał naszą wiadomość. I nie jest to „potwierdzenie odbioru”, którego najczęściej nadużywają księgowe i które sieje postrach wśród kierowników aptek, ale subtelny „podwójny zielony ptaszek”, identyczny jak w aplikacji WhatsUp czy Messenger. Dzięki Mailtrack nie zastanawiam się, czy ktoś przeczytał maila, dlaczego tak długo nie odpisuje, czy wysłać jeszcze raz tę samą wiadomość albo zadzwonić. Czekam aż pojawi się podwójny zielony ptaszek i zajmuję się dalej swoimi zadaniami.

Warto przeczytać

Na koniec kilka pozycji do przeczytania, które zmienią Twoją apteczną codzienność i sprawią, że Twoja praca nigdy nie będzie taka sama jak wcześniej.

1. Cal Newport „Praca Głęboka. Jak odnieść sukces w świecie, w którym ciągle coś nas rozprasza”
2. Cal Newport „Cyfrowy Minimalizm. Jak zachować skupienie w hałaśliwym świecie”
3. Cal Newport „A World Without Email: Reimagining Work in an Age of Communication Overload”
4. Mihály Csíkszentmihályi „Przepływ”
5. Jacek Kłosiński „Metoda tęczówki”.