Zarządzanie ryzykiem w aptece

Zarządzanie ryzykiem w aptece staje się nieodzownym elementem zapewniania bezpieczeństwa pacjentów i utrzymania najwyższych standardów świadczeń farmaceutycznych. Złożony charakter działań aptek, związany z obsługą recept, przygotowywaniem leków, edukacją pacjentów i wieloma innymi kwestiami, niesie ze sobą wiele potencjalnych zagrożeń, które mogą wpływać zarówno na skuteczność terapii, jak i utrzymanie placówki. W artykule skoncentrujemy się na strategiach zarządzania ryzykiem w aptece, przyglądając się nie tylko minimalizacji błędów w realizacji recept, lecz także przestrzeganiu przepisów prawnych i regulacji.

Wyobraź sobie taką sytuację: Mąż pacjentki wchodzi do Twojej apteki, aby zwrócić lek wykupiony dwa dni temu. Mówi, że wydałaś(eś) go nieprawidłowo. Zwracany lek to Rispolept 2 mg. Pacjentka miała brać jedną tabletkę 2 razy dziennie, lekarz powiedział, że zmniejsza dawkę do 3 mg dziennie. Co robisz?
Natychmiastowe działanie powinno polegać na potwierdzeniu szczegółów błędu i ocenie potencjalnej szkody dla pacjenta. Będzie to obejmować ponowne sprawdzenie recepty, a w przypadku błędu w wydaniu – omówienie sytuacji, aby dowiedzieć się, ile niewłaściwych dawek leku zostało przyjęte. Jeżeli pacjent zażył lek, opuścił dawki lub zaczął się niepokoić w wyniku pomyłki, trzeba spokojnie wyjaśnić sytuację. W razie potrzeby należy skontaktować się z lekarzem, a pacjentowi wydać właściwe lekarstwo i przeprosić go. To nie powinien być jednak koniec sprawy. Następnym krokiem jest analiza zdarzenia w celu zapobiegnięcia jego powtórzeniu się. Inaczej mówiąc: zarządzanie ryzykiem.

Praca farmaceutów polega na powtarzaniu stałych schematów. Dlatego zachęcam do dokładnego przyglądania się funkcjonującym w aptekach systemom. Skuteczne metody monitorowania są kluczowe dla minimalizowania ryzyka błędów i zapewnienia pacjentom bezpieczeństwa.

Często obserwuję moje koleżanki i kolegów w aptece, którzy rutynowo wykonują swoje zadania. Łatwo zauważyć, że praca farmaceutów polega na powtarzaniu stałych schematów. Dlatego zachęcam do dokładnego przyglądania się funkcjonującym w aptekach systemom. Skuteczne metody monitorowania są kluczowe dla minimalizowania ryzyka błędów i zapewnienia pacjentom bezpieczeństwa. Takie podejście umożliwia szybką reakcję na potencjalne problemy i pozwala na ciągłe doskonalenie procedur. Praca w aptece to nie tylko wydawanie leków, lecz także wiele innych zadań, w których jesteśmy zobowiązani do ścisłego przestrzegania regulacji NFZ. To z kolei wymaga systematycznego przeglądu i dostosowania naszych procedur w celu ochrony pacjentów, personelu oraz interesów biznesowych apteki.

Główne elementy zarządzania ryzykiem w aptece to:

• Identyfikacja ryzyka – analiza procesów i działań w aptece do zidentyfikowania potencjalnych zagrożeń i sytuacji, które mogą prowadzić do błędów czy nieprawidłowego realizowania recept.
• Ocena ryzyka – określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego problemu oraz ocena jego potencjalnych konsekwencji. To pozwala na ustalenie priorytetów.
• Minimalizacja zagrożeń – wdrożenie strategii i procedur mających na celu zminimalizowanie ryzyka. Może to obejmować technologiczne innowacje, szkolenia personelu, kontrolę jakości procesów i inne działania poprawiające skuteczność apteki.
• Zgodność z przepisami – wprowadzenie procedur, które są zgodne z przepisami prawnymi i regulacjami branżowymi.
• Monitorowanie i audyt – regularne śledzenie procesów aptecznych, kontrola jakości, a także przeprowadzanie audytów wewnętrznych w celu sprawdzenia zgodności z procedurami i przepisami.
• Reagowanie na zmiany – bieżąca adaptacja apteki do ewentualnych zmian w przepisach, technologiach czy standardach branżowych.

Identyfikacja ryzyka

W procesie identyfikacji ryzyka najważniejsza jest dogłębna analiza wszelkich procedur i schematów działań, które są integralnymi częściami codziennej pracy apteki. W ten sposób można określić obszary, w których mogą wystąpić potencjalne zagrożenia dla bezpieczeństwa pacjentów oraz poprawności wykonywania usług farmaceutycznych. Jak powinien wyglądać proces analizy ryzyka, pokażę na przykładzie zamawiania leków oraz ich przyjmowania na stan apteki.

Ocena ryzyka

To analiza, w której identyfikuje się potencjalne zagrożenia związane z danym procesem, a następnie ocenia prawdopodobieństwo ich wystąpienia oraz skutki, jakie mogą za sobą nieść. Celem oceny ryzyka jest zrozumienie, kontrola i minimalizacja ewentualnych negatywnych konsekwencji błędów, co przyczynia się do zwiększenia skuteczności, bezpieczeństwa i stabilności danego procesu.
W przypadku zamawiania i przyjmowania towaru w aptece ocena ryzyka służy zidentyfikowaniu potencjalnych problemów związanych z dostawami, zarządzaniem zapasami oraz zgodnością z przepisami farmaceutycznymi.

---

Analiza ryzyka w trakcie zamawiania leku i jego przyjmowania do apteki

• Dostawcy i zaopatrzenie:

Identyfikacja potencjalnych ryzyk związanych z wyborem dostawców i procesem zaopatrzenia. Ocenienie, czy dostawcy są wiarygodni, a zamówienia spełniają oczekiwania co do jakości i terminowości dostaw.

• Kontrola stanów magazynowych:

Analiza ryzyka związanego z nadmiernym lub niewystarczającym stanem magazynowym. Monitorowanie okresów trwałości leków i ich rotacji, aby uniknąć przeterminowanych zapasów.

• Przepisy prawne dotyczące zamawiania:

Unikanie sytuacji, które mogą prowadzić do naruszeń prawa farmaceutycznego.

• Monitorowanie cen leków:

Identyfikacja ryzyka związanego z niestabilnością cen leków. Regularne monitorowanie rynkowych fluktuacji cen i dostosowywanie strategii zakupowej.

Przyjmowanie leków do apteki

• Dokładność danych na fakturze:

Rygorystyczna kontrola danych zawartych na fakturach od dostawców, aby uniknąć błędów dotyczących ilości, cen i numerów partii leków.

• Zgodność przesyłki z zamówieniem:

Sprawdzanie zgodności otrzymanej przesyłki z zamówieniem, aby uniknąć błędów w ilościach lub rodzajach leków dostarczanych do apteki.

• Przechowywanie leków:

Analiza ryzyka związanego z przechowywaniem leków. Dbanie o odpowiednie warunki, aby zachować ich skuteczność i bezpieczeństwo.

• Rejestracja wniosków o zgłoszenie reklamacji:

Opracowanie i utrzymanie systemu rejestracji wniosków o zgłoszenie reklamacji w przypadku otrzymania leków niezgodnych z zamówieniem.

• Etykiety i dane farmaceutyczne:

Identyfikacja ryzyka związanego z nieprawidłowym etykietowaniem leków lub brakiem niezbędnych informacji na opakowaniach.

• Kontrola numerów partii:

Monitorowanie numerów partii leków, aby w przypadku ewentualnych problemów można było skutecznie przeprowadzić wycofanie z rynku.

Warto przygotować analizy dotyczące innych procesów występujących w aptece, takich jak: weryfikacja procesu przyjmowania recept, przygotowywania i wydawania leków, przechowywania dokumentacji czy weryfikacji stanów magazynowych.

---

Ocena ryzyka obejmuje kilka kroków:

• Identyfikacja zagrożeń:

Rozpoznanie potencjalnych zagrożeń, takich jak niestabilni dostawcy, błędy w zamówieniach czy dostawa uszkodzonego towaru.

• Ocena prawdopodobieństwa i konsekwencji:

Określenie, jakie jest prawdopodobieństwo wystąpienia każdego z zagrożeń. Ocenienie, jakie mogą być skutki dla apteki, pacjentów i zgodności z przepisami w przypadku ich wystąpienia.

• Klasyfikacja ryzyka:

Klasyfikacja zagrożeń według skali ich znaczenia, biorąc pod uwagę zarówno prawdopodobieństwo, jak i konsekwencje. W ten sposób można skupić się na obszarach o największym ryzyku.

• Wdrożenie środków zapobiegawczych:

Weźmy np. ocenę ryzyka w trakcie procesu przyjmowania towaru. Identyfikujemy, że w trakcie przyjmowania zamówień może dojść do błędów. Następnie oceniamy, jakie może być tego prawdopodobieństwo: niskie przy rzetelnej pracy personelu. Jakie są konsekwencje? Błędne ilości towaru, konieczność zwrotu i utrata czasu. Jakie wdrożymy środki zapobiegawcze? Podwójna weryfikacja zamówień, automatyzacja procesów zamówień i szkolenia pracowników.