Efektywne zarządzanie personelem. 3 kluczowe zasady

2. Dopasuj sposób zarządzania do poziomu umiejętności i motywacji pracownika

W każdej aptece pracują osoby o różnym poziomie umiejętności i różnym poziomie motywacji czy zaangażowania. Co więcej, te elementy zmieniają się w czasie. Ogólnie moglibyśmy przyjąć, że im dłużej pracownik pracuje, tym wyższy poziom umiejętności reprezentuje. Jednak wiemy, że od tej zasady jest wiele wyjątków. Po pierwsze, nie zawsze pracownik wypracuje odpowiedni poziom umiejętności we wszystkich obszarach, za które odpowiada. Praca farmaceuty w aptece składa się z wielu różnych zadań i w jednych ktoś może być lepszy, a z innymi będzie sobie radził słabiej. Po drugie, są sytuacje niestabilne, zmieniające się. Do takich zmian farmaceuta musi się dostosować. Mogą to być zmiany w obsłudze systemu aptecznego lub projekty, które będą dla pracownika nowe. Wówczas nawet jeżeli pracuje w aptece wiele lat, może wymagać takiego samego wsparcia jak pracownik nowy, bez doświadczenia.

Kolejny aspekt to poziom motywacji i wynikającego z niej zaangażowania. Każdy z nas ma lepsze i gorsze okresy w życiu zawodowym, które wynikają z wielu czynników. Na pewno u pracownika nowego lub pracownika po awansie poziom motywacji będzie wysoki. Pracownik doświadczony, który dobrze pracuje i jest doceniany, również powinien odczuwać wysoki poziom motywacji. Niestety bardzo trudne jest ciągłe utrzymywanie tego pożądanego, wysokiego poziomu. Co więcej, za spadek motywacji może również odpowiadać znużenie wykonywaniem codziennie tych samych i powtarzalnych czynności, a przecież w dużym stopniu właśnie tak wygląda praca w aptece.

W Przywództwie Sytuacyjnym wyodrębniamy cztery główne poziomy gotowości pracownika i dopasowujemy do nich odpowiednie style przywództwa:

Poziomy gotowości pracownika:

R1 – niskie kompetencje, wysoka motywacja
R2 – niskie (do średnich) kompetencje, niska motywacja
R3 – kompetencje średnie do wysokich, zmienna motywacja
R4 – wysokie kompetencje, wysoka motywacja

W związku z powyższym musisz pamiętać, że:

• pracownik, który potrafi wykonywać określone zadania, powinien mieć swobodę w sposobie ich wykonywania – nie prowadź go za rękę;
• musisz definiować, w jakich dokładnie obszarach pracownik potrzebuje wsparcia i nie pozostawiać go samego – daj wsparcie i poprowadź za rękę;
• musisz doceniać, doceniać i jeszcze raz doceniać. Rób to wtedy, kiedy pracownik jest zmotywowany, bo wtedy zarejestruje, że widzisz jakość jego pracy i zaangażowanie. Jeżeli obserwujesz spadek motywacji – daj wsparcie, zwracaj uwagę na silne strony pracownika i doceniaj to, w czym jest dobry i jak ważny jest dla apteki.

Więcej w artykule JAK ZARZĄDZAĆ PRACOWNIKAMI, CZYLI CZTERY STYLE ZARZĄDZANIA SYTUACYJNEGO.

3. Dbaj o rozwój pracowników i rozwijaj ich umiejętności

Jeżeli chcesz mieć wysoko wyspecjalizowany i zmotywowany zespół, dbaj o jego rozwój. Rozwój pracowników może się odbywać na różne sposoby. Możesz ich zachęcać do dokształcania się, korzystania ze szkoleń online czy wysyłać na szkolenia stacjonarne. Nie zapominaj jednak o tym, że rozwój pracownika to przede wszystkim Twoje codzienne rozmowy z nim. Rozmowy, w których pokazujesz mu, że widzisz jego silne strony i jednocześnie dajesz wskazówki, co i jak może zrobić lepiej. Podkreślanie silnych stron jest ważne, bo ma dodatkowy walor motywacyjny.

Bardzo ważne jest, żeby rozmowa rozwojowa przebiegała w odpowiedni sposób. Zanim zwrócisz uwagę na elementy wymagające poprawy, podkreśl te, które są wykonywane dobrze. Dzięki temu pracownik nie będzie miał poczucia, że widzisz tylko to, co złe.

W artykule ROZMOWA ROZWOJOWA – JAK WZMACNIAĆ UMIEJĘTNOŚCI PRACOWNIKA opisałem prosty schemat prowadzenia rozmowy rozwojowej.

Modelem tym jest SPINKA. Składa się z kilku elementów:

S – SPRECYZOWANE
P – POZYTYWY
I
N – NEGATYWY
K – KONSEKWENCJE
A – ALTERNATYWY

W największym skrócie oznacza to, że musisz zacząć od przedstawienia pozytywnych obszarów wykonywania zadań przez pracownika. Następnie konkretnie nazwij to, co w jego pracy powinno się zmienić wraz ze wskazaniem negatywnych konsekwencji, jakie wynikają z tego, że robi coś w niewłaściwy sposób. Na końcu wskaż alternatywę – zaproponuj sposób działania, który pomoże pracownikowi poprawić jakość pracy.

Zachęcam Cię do sięgnięcia do wspomnianego artykułu. Znajdziesz w nim przykłady oraz więcej wskazówek, jak wykorzystywać ten model rozmowy.