Praca vs życie – czyli zarządzanie czasem i określanie priorytetów

Budząc się rano, często zadajemy sobie pytanie: „Czy nadejdzie kiedyś dzień, w którym będę miał mniej zadań i pracy do wykonania?”. Nasze życie dzielimy na obowiązki zawodowe i czas prywatny. Określony grafik pracy w aptece na pewno pomaga w planowaniu reszty dnia, jednak czasami wracasz do domu tak zmęczony, że niewiele jesteś w stanie zrobić. Jeżeli bywa, że masz poczucie ciężko przepracowanego dnia, a efekt tej pracy nie jest zadowalający, poniższy artykuł jest dla Ciebie. Jeżeli zdarza się, że musisz w pracy zostać dłużej, bo nie wyrobiłeś się z wszystkimi obowiązkami – ten artykuł jeszcze bardziej jest dla Ciebie.

Postanowiłem go napisać inaczej niż wcześniejsze. Jego forma mniej przypomina rozwiniętą treść, a bardziej listę elementów, na które warto zwrócić uwagę. Uważam, że dzięki temu wskazówki w nim zawarte będą bardziej praktyczne.

Czym więc powinniśmy się kierować w zarządzaniu czasem i określaniu naszych codziennych zadań?

Wyznaczaj długofalowe cele

Zanim weźmiesz się za realizację zadania, zastanów się, do czego jest Ci potrzebne. Oczywiście duża część Twoich obowiązków to codzienność, z której nie możesz zrezygnować, jednak na pewno znajdziesz takie, na które poświęcasz czas, a efekt jest mierny lub wręcz żaden. Na gruncie mojej specjalizacji widzę np., że w aptekach robimy za dużo promocji cenowych. Wymaga to wielu godzin pracy (zmiana ceny w systemie, wymiana cenówek, poprawa ekspozycji), a okazuje się, że niektóre promocje są źle dobrane (np. pod względem produktowym) i nie dają żadnych efektów. Po co więc je robić?

Rozbij duże zadanie na mniejsze etapy/odcinki

Jeżeli masz jakieś zadanie, na które potrzeba sporo czasu, a trudno jest Ci go wygospodarować, podziel je na mniejsze etapy (tzw. kroki milowe). Może się okazać, że taki podział umożliwi Ci realizację pracy w krótkich odcinkach czasowych. Może też się okazać, że niektóre elementy zadania możesz komuś oddelegować lub poprosić o pomoc.

Najważniejsze zadanie wykonaj jako pierwsze danego dnia

Żeby było to możliwe, musisz już dzień wcześniej wiedzieć, że chcesz się danym zadaniem zająć. Nie zaczynaj innych czynności, nie włączaj poczty e-mail, nie umawiaj spotkań i uprzedź personel, że przez najbliższą np. godzinę jesteś niedostępny.

Zaplanuj dzień

Planuj dzień. Spisuj obowiązki, które masz do wykonania w danym dniu. Duża część zadań będzie powtarzalna codziennie, co ułatwia ten proces. Korzystaj z notatnika lub kalendarza. Może być papierowy lub elektroniczny. Osobiście korzystam z kalendarza Google, dzięki czemu wszystko mam w komputerze i telefonie. Określaj kolejność wykonywania zadań z uwzględnieniem innych okoliczności, które mogą je ułatwiać lub utrudniać. Ja mam w kalendarzu wpisane wszystkie zadania w kolejności, w której zamierzam je zrealizować.

Na przykład nie planuję przygotowywania oferty dla klienta w czasie, kiedy będę jechał samochodem. Mogę jednak ten czas przeznaczyć na rozmowy telefoniczne. Nie planuj stu procent czasu w danym dniu. Zawsze zdarzą się dodatkowe obowiązki lub nieprzewidziane sytuacje, które zabiorą Twój czas. Pozostaje tylko pytanie, czy wszystkie, które się pojawiają, wymagają Twojego działania. Nie powinnaś/powinieneś planować zadań wymagających skupienia w trakcie największego ruchu pacjentów w aptece, ponieważ ciągle będzie Cię coś odrywało od ich realizacji.