Dobry magazyn = większy zysk

Statystyczna apteka w Polsce posiada magazyn zaopatrzony na prawie dwa miesiące sprzedaży. Oznacza to, że posiadacze aptek generujących średnio 250 000 zł obrotu netto przy marży 20% posiadają w magazynie towar za 400 000 zł. Trudno się więc dziwić, że właścicielki i właściciele aptek poszukują najróżniejszych sposobów, aby móc ograniczyć wielkość magazynu lub choćby wstrzymać wzrost jego wartości. Jak optymalizować magazyn? Czy są na to jakieś sekretne sposoby, sprawdzone w najlepszych aptekach w Polsce?

Nie masz pomysłu – trzymaj duży magazyn

W tym miejscu podzielę się swoimi obserwacjami zebranymi na przestrzeni ostatnich 20 lat podczas odwiedzania setek aptek, w tym także tych należących do sieci aptecznych. Ze względu na ogromną trudność, jaką sprawia szczegółowa analiza i optymalizacja magazynu, wiele mądrych kierowniczek aptek upraszcza prowadzenie biznesu. Kluczowe produkty, o pewnej i wysokiej rotacji, czyli mniej więcej główne 2000 pozycji magazynowych, zamawia często i w dużej ilości. Oczywiście w ten sposób zamraża się więcej kapitału, ale mądrość tego działania polega na tym, że optymalizacja magazynu wymagałaby dużo pracy i większej liczby godzin spędzonych na weryfikacji towarów i domawianiu. To również koszty związane z inwestowaniem czasu, który nie tyle kosztuje coraz więcej, ile coraz częściej go po prostu nie mamy. Jeżeli prowadzimy pojedynczą aptekę lub lokalną, niedużą sieć apteczną, zwiększenie magazynu poprzez zakup większej liczby topowych produktów jest działaniem słusznym. Oczywiście nie mówimy tutaj o kupowaniu do apteki przypadkowych produktów, które nie mają gwarancji rotacji czy mają np. niewłaściwą datę ważności.

Kiedy duży magazyn wygrywa?

Po pierwsze w przypadku pacjentów, którzy nie są lojalni, tzn. korzystają z usług różnych aptek. Większy magazyn statystycznie częściej pozwala na obsłużenie większości ich zakupów. Takich nielojalnych pacjentów jest w każdej aptece ponad połowa – kupują leki w kilku różnych miejscach, w zależności od tego, jak w danym momencie jest im wygodniej. Mając duży magazyn, realizujemy więcej ich potrzeb od razu, czego przykładem może być wykupienie w pełni dużej recepty wraz z wszelkimi dodatkowymi produktami bez recepty. Gdyby potrzebnych leków nie było, nielojalni pacjenci kupiliby je w innej aptece lub zrezygnowali z zakupów.

Po drugie duży magazyn wygrywa w przypadku krótkookresowych braków towarowych czy podwyżek cen. Wówczas korzyści są namacalne. Przy podwyżkach cen producenta niezbędna jest jednak zdolność do podnoszenia cen na istniejący zapas, co nie zawsze się dzieje. Jeżeli zainwestowaliśmy więcej pieniędzy i mamy zapas na dłużej od innych aptek, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby podnieść cenę w tym samym czasie, co inne apteki i po prostu generować większy zysk dzięki inwestycji w magazyn.

Zbliża się koniec roku, więc warto wspomnieć o tym najlepszym momencie na zwiększenie stanu magazynu. Błędem czynionym przez wiele aptek – za złą radą księgowych – jest zmniejszenie wartości magazynu. W ostatnim tygodniu roku wielu pacjentów chce wykupić swoje leki, szczególnie te stale stosowane, ponieważ obawiają się (słusznie!) podniesienia cen lub braków dostępności. Przełom roku to zwykle również czas podwyżek cen producentów, więc korzystamy na większym zakupie na koniec roku podwójnie. Pomijam już fakt, że często początek roku to liczne urlopy i trudności kontaktu z dostawcami, co powoduje czasem, że np. zamówienie z dużym rabatem dociera dopiero pod koniec stycznia i tracimy marżę w wyniku wyższych, bieżących cen zakupu.

Mądre zmniejszanie magazynu

Jest wiele dobrych praktyk, które pozwalają dbać o wielkość magazynu. Pierwszą z nich jest regularne sprawdzanie produktów nierotujących. Tworzymy listę wszystkich produktów obecnych w magazynie, które nie miały sprzedaży przez dłużej niż 4 miesiące. Niestety, wymagana jest potem ciężka praca, aby znaleźć pomysł na „pozbycie” się danego produktu. Raz pomoże będzie obniżka ceny, innym razem prośba do producenta o wymianę lub refundację straty. A często po prostu ułożenie np. przypadkowo kupionej kiedyś witaminy C obok tej najlepiej się sprzedającej, co przypomni zespołowi apteki o tym produkcie i ułatwi jego wyprzedaż. Zachęcam również do rozmowy z personelem i wynagradzania za pomoc w wyprzedaży produktów zalegających w magazynie. Sprytnym pomysłem jest regularne tworzenie grupy asortymentowej z takich produktów i raz na miesiąc sprawdzenie sprzedaży każdej z osób w aptece na tej grupie produktów. Można wówczas nagrodzić każdego z nich premią w wysokości np. 10% czy 20% wartości sprzedanych produktów. Z moich doświadczeń wynika, że taka premia dla personelu działa dużo lepiej niż obniżka ceny dla pacjenta.

Drugą powszechnie stosowaną metodą jest ograniczanie produktów w kategoriach. Warto zastanowić się przy zamówieniu, czy dany produkt jest rzeczywiście potrzebny, czy pacjenci zgodzą się na zamianę na inny, obecny w aptece. Aby zasadę tę realizować we właściwy sposób, musimy „myśleć jak pacjent”. Przykładowo: jeżeli mamy zamówić kolejną witaminę D 2000 jednostek dla dorosłych, to możemy sobie wyobrazić, że pacjent, który o nią poprosi, raczej zgodzi się na zamianę na markowy produkt albo produkt „apteczny” z marki dystrybuowanej przez dostawców w świetnej cenie, zapewniającej aptece wysoką marżę na opakowaniu. Jeżeli jednak miałaby to być nowa witamina D, ale promowana przez lekarzy pediatrów, to już możemy być pewni, że nierzadko zdarzy się mama lub tata, którzy odmówią zamiany. Taki produkt powinien znaleźć się w naszej aptece i pozostać w niej tak długo, jak długo okoliczny pediatra będzie go rekomendował.

Czy technologia nam pomoże?

Słyszymy ze wszystkich stron o sztucznej inteligencji, liczeniu maszynowym i wizji przyszłości, w której człowieka wyręczają algorytmy. Czy pomogą nam w optymalizacji magazynu? Już pomagają! Przecież już dziś do wszelkich analiz magazynu wykorzystują Państwo oprogramowanie sprzedażowe, które przyspiesza procesy i czyni je w ogóle możliwymi.

Istnieje wiele zaawansowanych rozwiązań informatycznych ułatwiających pracę z magazynem. Część z nich dostępna jest już w obecnych wersjach oprogramowania aptecznego. Warto zapytać o to swoich dostawców. Przyszłość to automatyzacja i algorytmy, które, aby skutecznie działać, muszą korzystać z zasobów poza apteką: uczyć się na setkach, tysiącach aptek, by zaproponować optymalne rozwiązanie dla każdej z nich.

Warto w tym miejscu zapamiętać skrót VMI pochodzący od angielskich słów oznaczających zarządzanie zapasem przez zewnętrzny podmiot, który nie tylko ma większe możliwości optymalnego zaplanowania tego zapasu, lecz także bierze za niego odpowiedzialność. Wyobraźmy sobie, że przychodzi do nas producent leków na przeziębienie i zamiast negocjować wartość zakupu „na sezon”, informuje nas, że jego algorytmy szacują popyt pacjentów w aptece i zdecydują o wielkości zamówienia. Dostawca jednocześnie zobowiązuje się, że jeżeli popełni błąd i nasz magazyn w określonym dniu będzie większy, niż się spodziewał, zapłaci nam pewnego rodzaju karę umowną za nadmierny zapas, a w przypadku przewlekłej sytuacji tego typu – przyjmie zwrot bez pytania. Systemy tego typu nie są nowością. Od wielu lat działają skutecznie w innych branżach, a w farmacji są bardzo efektywne na linii producent – hurtownia farmaceutyczna.

Jeżeli dostawca złoży podobną propozycję – będzie chciał pomóc nam w zarządzaniu magazynem i weźmie za to odpowiedzialność – próbujmy! Tylko dzięki takim możliwościom będziemy w stanie optymalizować nasze magazyny. Wówczas może się okazać, że dzięki dobremu zarządzaniu przez dostawcę nasz magazyn będzie mniejszy niż wcześniej, a statystyczna szansa na kupienie przez pacjentów wszystkiego „od ręki” będzie wyższa. Tego Państwu życzę w nowym roku!

Jak to działa? VMI w PGF

VMI posiada aktualne dane sprzedażowe apteki, dzięki czemu odciąża menadżera apteki przy podejmowaniu decyzji zakupowych i pomaga dostosować zapas do realnego zapotrzebowania pacjentów.

System VMI generuje propozycję zamówienia zmierzającego
do optymalnego poziomu zatowarowania danej apteki. Bazuje m.in.
na prognozach sprzedażowych.

VMI:

• Zapewni aptece utrzymanie dostępności leków, po które pacjenci przychodzą najczęściej.
• Oszczędza czas poświęcany przez aptekę na obsługę zamówień.
• Minimalizuje ryzyko przeterminowania towaru.
• Pozwala zmniejszyć wartość zapasów magazynowych.